Muchas empresas sienten cierta inseguridad a la hora de instalar este tipo de software puesto que es un proceso complejo y de largo plazo. Pero no debes pensar que es imposible, ya que te mostraremos los pasos claves de implementación ERP que necesitas para un proceso exitoso.
Son 8 las acciones que se deben tomar en esta actividad. Debes usarlas como una hoja de ruta. Sí lo haces de esta forma, de seguro tendrás los resultados que esperas.
A continuación te mostraremos cada paso de forma detallada.
Investiga con antelación las necesidades de tu empresa
Entre los pasos claves de implementación ERP, el primero que debes implementar es una investigación minuciosa para seleccionar el tipo de software que necesitas.
Para esto debes analizar qué es lo que hace falta en tu empresa para mejorar su productividad laboral. Descubrir esos puntos débiles será favorable para el desarrollo de tu negocio.
Además, debes documentarte de los procesos comerciales para identificar los problemas y esfuerzos innecesarios. Procura conocer tanto la situación de tu compañía como la del mercado para ofrecer un servicio sin igual.
Lo ideal es una herramienta que sea capaz de satisfacer esas necesidades, que sea de solución para los problemas y ayude a la misma a cumplir con sus metas y objetivos. Esto solo lo lograrás con una investigación previa para una elección sabía del software empresarial.
Elabore un plan de acción como uno de los pasos claves de implementación ERP
Otro de los pasos claves de implementación ERP es la elaboración de un plan de acción para un proceso exitoso.
En este punto es muy importante formar un equipo que se encargue de cada aspecto durante la instalación del software. Cada uno debe tener roles específicos como por ejemplo migración de datos, respaldo de los mismos, habilitación de usuarios, entre otros.
Cada proceso debe ser guiado por un líder que se encargue de velar por el buen trabajo en equipo y de revisar constantemente los pasos a seguir para implementar la herramienta de forma exitosa.
Organice la instalación del ERP y su infraestructura
Además de la investigación y el plan de acción uno de los pasos claves de implementación ERP es proceder con la instalación del sistema.
Los pasos anteriores son necesarios para determinar lo que se debe hacer en esta etapa. Conocer las necesidades y objetivos de la empresa es crucial. Por ejemplo, se puede determinar si el software será por medio de una infraestructura. Si este es el caso debe prepararse el hardware necesario.
Por otro lado, si la compañía requiere un ERP en la nube debe planificarse el método de instalación en los equipos de la misma.
Migración de los datos importantes
Llegado este punto, no debes descuidar lo importante que son tus datos si es que no quieres perderlos, es por eso que este es otro de los pasos claves de implementación ERP.
Para esto, tienes que presentarle a tu proveedor toda la información importante que no quieres perder. Esta es de vital importancia en el rendimiento de la compañía.
Además, debes cerciorarte que los datos estén actualizados. También es importante revisarlos para verificar si existen duplicados, si este es el caso, eliminarlos para no crear inconvenientes.
En adición, realiza un mapeo de datos para que puedan fluir sin inconveniente entre cada departamento de la empresa.
La capacitación es otro de los pasos claves de implementación ERP
Una de las razones por las que varias instalaciones de este tipos de sistemas no se realizan correctamente es debido a la capacitación. No importa que tan excelente sea el proceso si el personal de la empresa no sabe cómo utilizar la herramienta.
Por esta razón, la capacitación se convierte en uno de los pasos claves de implementación ERP. Luego de la instalación, debes asegurarte que el proveedor prepare al personal de tu compañía para hacer uso del software.
Conocer las herramientas, sus funciones, características únicas y funcionamiento del sistema ayuda a los empleados a realizar los procesos con mayor rapidez y éxito. De este modo, tu empresa crecerá exponencialmente.
Asegurarse de que el ERP funciona correctamente
Cuando la instalación del nuevo sistema esté listo, no creas que ya está hecho todo. Seguramente has escuchado la frase “Hombre prevenido vale por dos”, esto es justamente lo que debes aplicar.
Cómo parte de los pasos claves de implementación ERP debes verificar el funcionamiento de la misma.
Para esto, realiza pruebas de la siguiente forma:
- Utiliza cada interfaz con datos de usuario para proporcionar una comprensión clara de cada proceso
- Verifica el funcionamiento de la base de datos
- Asegurate que cada proceso se ejecute según lo planeado
- Fíjate si la herramienta se integra con cada departamento
- Soluciona cualquier error e imprevisto que se presente durante las pruebas
La acción está en los pasos claves de implementación ERP
Una vez que todo esté listo ¡Es hora de poner todo en marcha! Así que exprime todo el nuevo software para alcanzar tus objetivos. Este es otro de los pasos claves de implementación ERP.
No sabrás qué tan efectiva es la herramienta hasta que la empieces a utilizar. Para esto debes asegurarte de transferir la propiedad de los sistemas del proveedor a tu empresa.
Configura los componentes adicionales y realiza una reunión de transición para la puesta en marcha. Todos deben conocer el momento de poner el plan en acción.
Para este punto, cada uno de los pasos anteriores debieron haber sido ejecutados correctamente, siendo la capacitación uno de los de mayor énfasis. Esto con el fin de que los trabajadores sepan cómo empezar a trabajar para cumplir los objetivos.
Verifica, el último de los pasos claves de implementación ERP
¿Cómo podemos saber si el nuevo sistema ERP funciona? Simple, verifica y compara de forma constante los resultados más recientes.
Si los KPI o indicadores clave son mejores que los registrados antes de la implementación del nuevo sistema, entonces no tendrá dudas de que funciona.
Mantén una comunicación constante con los departamentos de la empresa y utiliza las herramientas de tablas gráficas e informes para llegar a una conclusión del rendimiento. Este es uno de los pasos claves de implementación ERP que no debes pasar por alto.
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