O software Microsoft Excell revolucionou a maneira de registrar dados, realizar c\u00e1lculos, produzir relat\u00f3rios, facilitando a cria\u00e7\u00e3o, edi\u00e7\u00e3o e an\u00e1lise de planilhas digitais. Contudo \u00e9 crucial que os empreendedores compreendam as necessidades reais para as quais o Excel foi desenvolvido, a fim de utilizar a ferramenta de maneira eficiente. <\/p>\n\n\n\n
A abordagem a seguir tem como objetivo capacitar a identifica\u00e7\u00e3o dos riscos e benef\u00edcios no uso do Excel, de acordo com a an\u00e1lise do cen\u00e1rio apresentado.<\/p>\n\n\n\n
Atualmente \u00e9 inquestion\u00e1vel que as estrat\u00e9gias empresariais elaboradas a partir da an\u00e1lise dos dados s\u00e3o as mais prop\u00edcias a gerar bons resultados. Uma pr\u00e1tica imposs\u00edvel no passado, quando o registro era feito em folhas de papel, e manter suas condi\u00e7\u00f5es apropriadas de armazenamento era extremamente trabalhoso e muito caro, por isso era comum que registros mais antigos fossem descartados periodicamente, descartando tamb\u00e9m o hist\u00f3rico de informa\u00e7\u00f5es daquele neg\u00f3cio.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
O armazenamento de registros f\u00edsicos estendeu-se at\u00e9 que o computador tornasse vi\u00e1vel a cria\u00e7\u00e3o e arquivamento de documentos em meios digitais. Um avan\u00e7o gigantesco que modernizou a maneira que os processos empresariais eram conduzidos at\u00e9 ent\u00e3o. Entretanto, a realiza\u00e7\u00e3o de c\u00e1lculos, or\u00e7amentos, planejamento financeiro, gest\u00e3o de estoque, cria\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios e gr\u00e1ficos continuavam sendo extremamente desgastantes e demorados. <\/p>\n\n\n\n
Foi ent\u00e3o que o programador Dan Bricklin identificou a demanda por uma solu\u00e7\u00e3o capaz de realizar c\u00e1lculos repetitivos, e ao final dos anos 70 uniu-se a Bob Frankston na cria\u00e7\u00e3o da planilha eletr\u00f4nica VisiCalc.\u00a0Posteriormente, em 1982, surgiu sua concorrente Multiplan para Apple II, que apesar de n\u00e3o ter superado a popularidade da VisiCalc, revolucionou a maneira como as empresas lidavam com suas finan\u00e7as e planejamento. Contudo, o dom\u00ednio do mercado atribuiu-se \u00e0 solu\u00e7\u00e3o Lotus 1-2-3 comercializada pela IBM, e seu sucesso impulsionou a Microsoft a criar, em 1985, o Excel 1.0 para Apple, cujo que dois anos depois ganhou uma nova vers\u00e3o, o Excel 2.0 para Windows. A IBM demorou muito para lan\u00e7ar uma vers\u00e3o do Lotus para Windows, o que deu espa\u00e7o para que o Excel alcan\u00e7asse o topo em 1993, ultrapassando toda e qualquer concorr\u00eancia.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
Como estrat\u00e9gia competitiva a Microsoft passou a disponibilizar a cada dois anos, atualiza\u00e7\u00f5es das suas solu\u00e7\u00f5es, estabelecendo gradualmente uma s\u00f3lida conex\u00e3o entre seus produtos e as mais recentes tecnologias, enquanto se consolidava cada vez mais como sin\u00f4nimo de inova\u00e7\u00e3o, e passou a permitir que os usu\u00e1rios automatizassem determinadas tarefas, proporcionou a cria\u00e7\u00e3o de fun\u00e7\u00f5es personalizadas dentro do ambiente da ferramenta, al\u00e9m da cria\u00e7\u00e3o dos recursos de linguagem do Excell \u201cVisual Basic For Applications\u201d e \u201cVisual Basic \u201c que concederam ao usu\u00e1rio o poder in\u00e9dito de criar suas pr\u00f3prias fun\u00e7\u00f5es. Posteriormente, introduziu no mercado um pacote de solu\u00e7\u00f5es integradas, criado para atender \u00e0s necessidades de produtividade no ambiente de trabalho, fornececendo uma su\u00edte completa para processamento de texto, planilhas e apresenta\u00e7\u00f5es.\u00a0Segundo dados da Microsoft, atualmente 1 a cada 7 pessoas do mundo utilizam o Microsoft Office, somando 1,2 bilh\u00f5es de usu\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n
Ref: Porto Editora. “VisiCalc na Infop\u00e9dia.” Porto Editora, [consult. 2024-01-08 17:56:18]; Braga, Maria. “Microsoft Excel MVP.” Artigo do LinkedIn. [consult. 2024-01-08]<\/p>\n\n\n\n
O Excel n\u00e3o parou de conquistar espa\u00e7o no segmento e atende uma ampla gama de usu\u00e1rios, sendo eles estudantes, profissionais aut\u00f4nomos, uso pessoal, e diversas variedades de empresas. Contudo, a moderniza\u00e7\u00e3o dos processos empresariais ao longo dos anos trouxe com ela novos desafios e necessidades, que j\u00e1 n\u00e3o conseguem ser mais atendidos de maneira eficiente pelo Excel. <\/p>\n\n\n\n
As particularidades de cada neg\u00f3cio, como, por exemplo, o grau de complexidade das opera\u00e7\u00f5es, as \u00e1reas de atua\u00e7\u00e3o, o volume de dados a gerir, e o n\u00edvel de automa\u00e7\u00e3o exigido dentro dos processos envolvidos, s\u00e3o aspectos determinantes influenciam diretamente na capacidade de entrega do Excel, pois aplicar um recurso para al\u00e9m dos fins que lhe competem, pode ocasionar preju\u00edzo como a prorroga\u00e7\u00e3o de processos, despesas desnecess\u00e1rias, atrasos nas entregas, e incoer\u00eancia de dados. Para resultados eficazes \u00e9 preciso respeitar as funcionalidades as quais a ferramenta foi desenvolvida.<\/p>\n\n\n\n
Uma pesquisa realizada em 2020 no Mestrado em Gest\u00e3o para a Competitividade da FGV aponta que o Microsoft Excel ainda \u00e9 a ferramenta mais utilizada pelas empresas para gera\u00e7\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o. \u00c9 importante ter clareza que o Excel n\u00e3o foi desenvolvido para atuar como uma ferramenta de gest\u00e3o empresarial, contudo ele pode, sim, servir de apoio de solu\u00e7\u00f5es mais abrangentes.<\/p>\n\n\n\n
Confira as situa\u00e7\u00f5es mais comuns em que as empresas atribuem fun\u00e7\u00f5es inadequadas ao Excel, expondo-se assim ao risco de sofrer desfalques significativos, sem ter conhecimento disso.<\/p>\n\n\n\n
A partir do momento que uma empresa se encontra em crescimento acelerado, novos desafios emergem e trazem consigo a necessidade de uma igual rapidez para identifica\u00e7\u00e3o e resolu\u00e7\u00e3o dos novos obst\u00e1culos, a fim de manter o ritmo de desenvolvimento sem perder o controle e a qualidade. Subitamente torna-se necess\u00e1rio lidar com um volume de dados crescentes, o gerenciamento de tarefas mais complexas, integrar informa\u00e7\u00f5es de diferentes \u00e1reas, al\u00e9m da cria\u00e7\u00e3o e implementa\u00e7\u00e3o de automa\u00e7\u00f5es avan\u00e7adas. <\/p>\n\n\n\n
Atender a essas demandas por meio do Excel \u00e9 algo invi\u00e1vel e exige a busca por profissionais experientes com habilidades extremamente avan\u00e7adas e espec\u00edficas, ou ent\u00e3o capacitar as equipes internamente. Ambas op\u00e7\u00f5es representam gastos significativos de tempo e dinheiro, visto que a estimativa aproximada de tempo necess\u00e1rio para capacitar os funcion\u00e1rios seria de pelo menos 200 horas de s\u00f3 em aulas.<\/p>\n\n\n\n
O uso de planilhas nessa situa\u00e7\u00e3o \u00e9 um tiro no p\u00e9, pois existem solu\u00e7\u00f5es capazes de administrar de forma muito mais pr\u00e1tica as necessidades de empresas que enfrentam crescimento abrupto, proporcionando, por exemplo, interfaces amig\u00e1veis e intuitivas que viabiliza a navega\u00e7\u00e3o da ferramenta por qualquer funcion\u00e1rio sem a necessidade de capacit\u00e1-lo. <\/p>\n\n\n\n
O uso de planilhas em neg\u00f3cios que possuem um volume grande de informa\u00e7\u00f5es, \u00e9 um verdadeiro desafio, que demanda tempo e esfor\u00e7o por parte da equipe, pois significa lidar com arquivos em locais diferentes, acessar v\u00e1rias guias, lidar com dados duplicados, al\u00e9m do fato de que a equipe de gerenciamento enfrenta a necessidade de mergulhar em grandes volumes de dados, analisar relacionamentos, examinar cada transa\u00e7\u00e3o e outros processos para informa\u00e7\u00f5es simples como o comportamento do comprador, atrasando tamb\u00e9m a elabora\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios, an\u00e1lises e a tomada de decis\u00f5es <\/p>\n\n\n\n
Armazenar uma abund\u00e2ncia de informa\u00e7\u00f5es em planilhas significa lidar com arquivos em locais diferentes, acessar v\u00e1rias guias, lidar com dados duplicados, e mergulhar em grandes volumes de dados, sendo necess\u00e1rio revisar cada transa\u00e7\u00e3o entre outros processos, atrasando tamb\u00e9m a elabora\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios, e dificultando muito a tomada de decis\u00f5es baseada em dados. <\/p>\n\n\n\n
Esse trabalho manual aumenta consideravelmente as chances de erros humanos como equ\u00edvocos nos c\u00e1lculos, inser\u00e7\u00e3o de dados incorretos, informa\u00e7\u00f5es incompletas e at\u00e9 mesmo perfis duplicados. Gargalos que afetam a precis\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es, e geram inconsist\u00eancia nos procedimentos de auditoria, dificultando, por exemplo, a identifica\u00e7\u00e3o de poss\u00edveis fraudes, prejudicando diretamente diversas \u00e1reas. <\/p>\n\n\n\n
Empresas com altos volumes de dados, se prejudicam ao usar o Excel, visto que demandam por solu\u00e7\u00f5es que consolidem os dados automaticamente, poupando tempo e esfor\u00e7o que poder\u00e3o ser aproveitados de forma estrat\u00e9gica. Al\u00e9m disso, morosidade desse processo, resulta em oportunidades perdidas, al\u00e9m de acabar retardando os processos, e prejudicando a empresa dentro do seu segmento, a deixando vulner\u00e1vel perante a concorr\u00eancia. <\/p>\n\n\n\n
A consolida\u00e7\u00e3o e revis\u00e3o de dados muitas vezes implicam na contrata\u00e7\u00e3o de mais funcion\u00e1rios, no trabalho excedente da equipe atual para conseguir cumprir as tarefas e garantir assertividade das informa\u00e7\u00f5es, provocando estresse e desgaste e desmotiva\u00e7\u00e3o por parte dos funcion\u00e1rios ao cumprir longas jornadas de trabalho para realizar tarefas operacionais que seriam facilmente automatizadas.<\/p>\n\n\n\n
Muitos empreendedores t\u00eam a falsa percep\u00e7\u00e3o que ao manter-se no Excel est\u00e3o economizando, mas, na verdade, est\u00e3o muito equivocados, visto que as planilhas n\u00e3o atendem todas as necessidades do neg\u00f3cio, e acaba sendo necess\u00e1rio recorrer ao uso de outras solu\u00e7\u00f5es de baixo custo para suprir essas demandas. No final das contas, considerando que apesar de realmente econ\u00f4micas de maneira isolada, o montante despendido no conjunto das v\u00e1rias ferramentas, ultrapassa frequentemente o valor de uma ferramenta unificada e completa, e, al\u00e9m disso, lidar com diversas solu\u00e7\u00f5es independentes, acaba descentralizando informa\u00e7\u00f5es que como j\u00e1 mencionado \u00e9 algo nocivo, sendo definitivamente mais vantajoso adotar uma ferramenta de gest\u00e3o se a empresa realmente deseja manter uma gest\u00e3o eficaz de despesas.<\/p>\n\n\n\n
A descentraliza\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es n\u00e3o apenas dificulta o rastreamento do hist\u00f3rico do cliente atrav\u00e9s das planilhas, mas tamb\u00e9m impacta negativamente a capacidade das empresas de manter uma comunica\u00e7\u00e3o eficaz com os clientes. Essa dispers\u00e3o de dados torna desafiador oferecer um atendimento personalizado, pois a falta de acesso f\u00e1cil a informa\u00e7\u00f5es consolidadas limita a compreens\u00e3o completa das necessidades e prefer\u00eancias do cliente. Esse cen\u00e1rio pode resultar em intera\u00e7\u00f5es menos eficientes e personalizadas, o que, por sua vez, pode prejudicar a satisfa\u00e7\u00e3o do cliente e, principalmente, influenciar negativamente na reten\u00e7\u00e3o a longo prazo.<\/p>\n\n\n\n
Para superar esses desafios e ganhar vantagens competitivas, \u00e9 imprescind\u00edvel a ado\u00e7\u00e3o do Customer Relationship Management (CRM), que viabiliza o armazenamento e acesso r\u00e1pido a informa\u00e7\u00f5es detalhadas dos clientes, permitindo um melhor entendimento de suas necessidades e momento de compra, proporcionando um atendimento cada vez mais individualizado e uma experi\u00eancia consistente mesmo em intera\u00e7\u00f5es com diferentes funcion\u00e1rios. Al\u00e9m disso, o CRM possibilita a cria\u00e7\u00e3o de fluxos de e-mails personalizados, para o envio de promo\u00e7\u00f5es e comunica\u00e7\u00f5es de marketing direcionadas, e recursos como lembretes de eventos, reuni\u00f5es com clientes, acompanhamentos, entre outros. Recursos utilizados pelas empresas para criar estrat\u00e9gias mais assertivas a partir do perfil demogr\u00e1fico e comportamental dos consumidores.<\/p>\n\n\n\n
As solu\u00e7\u00f5es de planilhas digitais n\u00e3o s\u00e3o ferramentas colaborativas, ou seja, seus arquivos n\u00e3o foram projetados para serem trabalhados por mais de um usu\u00e1rio, havendo um alto risco de discrep\u00e2ncias e falta de padroniza\u00e7\u00e3o nos relat\u00f3rios. Por tanto, se um funcion\u00e1rio est\u00e1 trabalhando em um documento, os demais n\u00e3o devem acess\u00e1-lo, at\u00e9 que ele seja conclu\u00eddo. Al\u00e9m disso, no caso do Excel o acesso de um documento por mais de uma pessoa s\u00f3 \u00e9 poss\u00edvel se houver um sistema interno que interligue todos os computadores, seus arquivos e aplicativos, caso contr\u00e1rio \u00e9 preciso envi\u00e1-lo por algum meio, exceto caso seja uma solu\u00e7\u00e3o SaaS como o Google Sheets, que, em contrapartida, tem recursos extremamente limitados, e linguagem de comandos diferentes.<\/p>\n\n\n\n
Um trabalho simult\u00e2neo de qualidade \u00e9 poss\u00edvel mediante ferramentas criadas para esse tipo de uso, o caso do sistema de ERP. Suas vers\u00f5es podem apresentar formatos on-premise (locais) ou SaaS pensadas e criadas para o uso simult\u00e2neo no ambiente de trabalho. Nele \u00e9 tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel conceder ou restringir o acesso de usu\u00e1rios a determinadas informa\u00e7\u00f5es da empresa, mesmo sendo poss\u00edvel a entrada de v\u00e1rios indiv\u00edduos ao mesmo tempo. O ERP agiliza indiscutivelmente a troca de informa\u00e7\u00f5es permitindo a edi\u00e7\u00e3o colaborativa de documentos, e ao sofrer modifica\u00e7\u00f5es, os dados de um cliente, por exemplo, ficam automaticamente vis\u00edveis para todos os envolvidos. Desta forma, os departamentos da organiza\u00e7\u00e3o podem melhorar seu trabalho em equipe e estar sempre atualizados, al\u00e9m de oferecer a vis\u00e3o unificada dos processos, fun\u00e7\u00e3o essa que transforam a gest\u00e3o empresarial de muitos neg\u00f3cios. <\/p>\n\n\n\n
Est\u00e1 claro o uso de planilhas pode comprometer a efici\u00eancia e a precis\u00e3o dos processo, em cen\u00e1rios mais amplos e estrat\u00e9gicos, sendo nesses casos mais recomendado recorrer a solu\u00e7\u00f5es unificadas que ofere\u00e7am um panorama abrangente e facilitem a tomada de decis\u00f5es. Contudo o Excel \u00e9 uma ferramenta valiosa em situa\u00e7\u00f5es onde a simplicidade e flexibilidade s\u00e3o essenciais. Separamos situa\u00e7\u00f5es em que ainda h\u00e1 muita vantagem na utiliza\u00e7\u00e3o da ferramenta. <\/p>\n\n\n\n
No caso de empresas em fase inicial, onde h\u00e1 pouco volume de dados, sem a necessidade de consultar dados ou armazenar informa\u00e7\u00f5es com frequencia, o Excell pode proporcionar uma resposta r\u00e1pida e direta, sem nenhuma complexidade. <\/p>\n\n\n\n
O Excel tem um custo bem mais baixo em compara\u00e7\u00e3o as outras solu\u00e7\u00f5es do mercado, sendo vantajoso e atendendo bem especialmente aut\u00f4nomos, e para investimento inicial de micro e pequenas empresas que ainda n\u00e3o est\u00e3o preparados para dispor de ferramentas que exigem um budget maior. <\/p>\n\n\n\n
Tarefas pontuais, ou a\u00e7\u00f5es espec\u00edficas que s\u00e3o realizadas conforme a necessidade ou de maneira improvisada, em vez de seguir um plano ou procedimento previamente estabelecido. Essas tarefas geralmente surgem de situa\u00e7\u00f5es ou demandas imprevistas, n\u00e3o estando diretamente relacionadas a processos regulares ou rotinas predefinidas. O termo “ad hoc” \u00e9 de origem latina e significa “para isso” ou “para esta finalidade”. Tarefas ad hoc s\u00e3o, portanto, aquelas que s\u00e3o executadas de forma tempor\u00e1ria e pontual para atender a uma necessidade espec\u00edfica no momento.<\/p>\n\n\n\n
o Excel possui poderosas ferramentas de an\u00e1lise e cria\u00e7\u00e3o de gr\u00e1ficos mais intuitivos para a cria\u00e7\u00e3o manual de gr\u00e1ficos para an\u00e1lises avan\u00e7adas e personalizadas que necessitam de customiza\u00e7\u00f5es e f\u00f3rmulas espec\u00edficas.<\/p>\n\n\n\n
A compet\u00eancia da solu\u00e7\u00e3o sempre depender\u00e1 das necessidades, objetivos e principalmente do cen\u00e1rio da empresa no momento. Empresas que j\u00e1 adotaram sistemas de ERP e CRM, por exemplo, muitas vezes, ainda encontram utilidade no Excel para tarefas espec\u00edficas, al\u00e9m do fato da solu\u00e7\u00e3o atender muito bem aut\u00f4nomos, e empresas emergentes, especialmente se est\u00e3o em fase inicial. O ideal \u00e9 balancear o uso do Excel com solu\u00e7\u00f5es integradas para garantir uma gest\u00e3o eficaz e tomada de decis\u00f5es estrat\u00e9gicas embasadas em dados confi\u00e1veis.<\/p>\n\n\n\n
O software Microsoft Excell revolucionou a maneira de registrar dados, realizar c\u00e1lculos, produzir relat\u00f3rios, facilitando a cria\u00e7\u00e3o, edi\u00e7\u00e3o e an\u00e1lise de planilhas digitais. Contudo \u00e9 crucial que os empreendedores…<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":7678,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","_joinchat":[],"footnotes":""},"categories":[53,42],"tags":[54,45,78,55],"class_list":["post-6810","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog","category-sem-categoria","tag-crm","tag-erp","tag-excell","tag-netsoft"],"yoast_head":"\n