¿Sabes qué tan importante es llevar a cabo una buena reunión laboral? Su impacto puede traducirse en beneficios para la empresa así como también reflejar resultados no deseados.
Llevar una junta no es cualquier cosa y no debe tomarse a la ligera. Según un estudio realizado por Harvard Business Review a cientos de ejecutivos y trabajadores, se demostró que el 70% de las reuniones impiden que los empleados realicen un trabajo productivo.
Este es el resultado de no saber cómo llevar una junta, lo cual puede evitarse utilizando las mejores técnicas. A continuación te mostraremos lo que debes hacer para liderar una buena reunión laboral.
Establece el objetivo de la reunión
En primer lugar, una reunión laboral debe tener un objetivo concreto. No es aconsejable convocar una junta de un momento a otro sin un tema que tratar, esto solo haría que los empleados y ejecutivos pierdan tiempo.
Antes de hacer cualquier cosa, figura cuál será el punto principal a discutir. Puede ser sobre el estado financiero, como mejorar la estrategia de marketing, la creación de una nueva estrategia o resolver algún problema.
Sea cual sea el asunto prepáralo con anterioridad, de este modo los involucrados irán preparados. Por ejemplo, si es necesario compartir una lluvia de ideas, anunciar con anticipación el objetivo de la reunión ayudará a los integrantes de la junta a llevar una lista que hayan meditado con anticipación.
Es crucial mencionar que en este proceso debes medir la importancia de la convocatoria. Solo deben llevarse a cabo juntas que realmente sean necesarias, ya que esto no solo toma tiempo, sino que pueden ser costosas.
Medita si en verdad vale la pena hacer presencia en la empresa para llevarla a cabo. Si el asunto a tratar puede resolverse o tratarse por medio de correo electrónico, videoconferencia o una conversación breve uno a uno, entonces no hagas la reunión laboral.
Programa la reunión con fechas y tiempos eficaces
El tiempo de los trabajadores vale oro y es algo que debes tener en cuenta. A la hora de programar una reunión laboral evita escoger los lunes o viernes, ya que son días complicados.
Por ejemplo, los lunes tus trabajadores estarán más al tanto de ponerse al día que de estar en una junta, mientras que los viernes desean terminar pronto para irse a casa. Siendo este el asunto, busca días entre la semana exceptuando estos dos, donde todos los integrantes puedan participar.
En segundo lugar, la duración de la reunión es vital si deseas que la convocatoria sea un éxito. Las juntas que duran dos horas o más tiempo tienden a no dar los resultados esperados. Los empleados y ejecutivos se sentirán impacientes, por lo que perderán la concentración si el asunto se prolonga demasiado.
Para mantener la atención lo mejor posible, asegúrate de establecer límites prudentes. De igual modo, procura iniciar la reunión laboral de forma puntual y también terminar a tiempo.
De esta manera, darás a entender que te preocupas por la disponibilidad de los participantes. Además, evitarás perder horas valiosas de trabajo y tendrás mejores resultados en la participación e intercambio de ideas.
Incluye solo a los profesionales necesarios
En una reunión laboral no debería estar todo el mundo, es aconsejable que solo asistan las personas más relevantes. Con esto nos referimos a aquellas que tengan que ver con el tema a tratar o los tomadores de decisiones.
Invitar solamente a estos profesionales hará que la junta sea más ágil y no esté muy aglomerada, lo que ayuda a respetar el tiempo a otros empleados. Durante la conversación, fomente la participación y toma de decisiones dirigiendo cada punto como el líder.
De este modo, no serás el único que hable sino que contarás con las opiniones e ideas de los demás integrantes. De hecho, una investigación por parte de Stanford University demostró que las reuniones más productivas tienen de 5 a 8 personas máximo.
Sigue estrictamente lo plasmado en la agenda
Una reunión laboral puntual y no muy extensa aumentará las probabilidades de éxito. Para ello, es crucial que el líder o encargado siga estrictamente lo plasmado en la agenda. Es decir, debes dar prioridad a las conversaciones u objetivos principales, de modo que todo el material sea cubierto en el tiempo designado.
Dicha agenda no debe estar sobrecargada, de hecho, se aconseja que no se exceda de una página para evitar complicaciones y experimentar falta de tiempo.
Un consejo adicional es que mantengas como prioridad el tema principal. Si en algún momento un integrante participa e incluye un tema que no está relacionado con los objetivos, detenlo amablemente. Pídeles que hablen después de la junta o programa otra por separado con ellos si la ocasión lo requiere.
Asegúrate de dejar los puntos claros
Antes de finalizar la reunión laboral, asegúrate de dejar los puntos claros. Cada participante debe entender claramente qué fue lo que se discutió, así como sus compromisos y tareas individuales como producto de la junta.
Para ello, reitera cada punto tocado, decisión tomada, fechas límite o de entrega con el fin de que todos entiendan lo que se espera de ellos.
Es vital realizar juntas de seguimiento para aumentar las probabilidades de éxito y verificar el progreso. Así que trata de no tomar mucho tiempo durante la etapa de seguimiento.
Optimiza tus reuniones laborales con un ERP
Hasta ahora hemos hablado de los secretos para liderar una buena junta , pero ¿cómo un ERP puede mejorar una reunión laboral?
Como mencionamos, es importante trazar los objetivos, incluir a los profesionales indicados, hacer seguimiento y más. El software ERP de Oracle NetSuite es una herramienta que agiliza estas actividades.
Gracias a su visión completa de la situación del negocio puedes encontrar más fácilmente el objetivo principal de la reunión basándose en métricas reales y precisas. Del mismo modo, hacer el seguimiento será más eficaz, verificando como las decisiones tomadas tienen impacto en el rendimiento de la organización.
Netsoft es el partner No. 1 de Oracle NetSuite en Latinoamérica. Actualmente tenemos +13,000 usuarios de Oracle NetSuite en diversas industrias.
¿Quieres maximizar los beneficios de tus juntas? Sigue estos consejos y combínalos con las herramientas de un ERP.
