Es importante tener en cuenta que NetSuite ha construido esta metodología con dos objetivos principales en mente: por un lado, lograr que usted quede satisfecho y, por otro lado, iniciar la puesta en marcha lo antes posible. Nos enfocamos en lograr una puesta en marcha rápida mediante una buena planificación y un enfoque de implementación eficiente para que pueda obtener el ROI lo antes posible. Esta metodología de Implementación consta de cuatro fases principales: Captar, Impulsar, Habilitar y Convertir, a continuación, describimos en un alto nivel cada una de ella.
Detalle de hitos dentro de una implementación:
Proceso
La reunión del kick off es para el equipo del cliente que estará trabajando con nosotros donde se presentará al equipo implementador, se establecen las reglas de comunicación y se presenta la línea de tiempo inicial. En está reunión también buscamos que el equipo tome conciencia de la importancia del proyecto y del trabajo en equipo que realizaremos para llegar con éxito a la salida en vivo.
El equipo preparará la base para poder llevar el seguimiento del proyecto. En este bundle tendremos la capacidad de llevar en el sistema las actividades, las tareas a completar, etc. Para que todos tengan visibilidad del avance del proyecto.
El equipo preparará la base con los módulos que contienen las mejores prácticas para iniciar la implementación.
Se tendrá una sesión con el equipo donde se presentarán los templates (exceles) que tendrán que llenar con la información necesaria para la carga al sistema y revisión. En esta sesión se acordarán las fechas de entrega de esa información tanto para pruebas como para la salida en vivo.
Estás sesiones son las revisiones de los procesos que tiene el cliente para poder entender las configuraciones que se requieren dentro del sistema. En estas sesiones también se realizará el entendimiento de las personalizaciones encontradas en la venta. Si durante estas sesiones se encontraran personalizaciones nuevas, se aplicará la política de control de cambio.
Entregables
Proceso
Es fundamental para el proyecto mantener la agenda de reuniones de trabajo, por lo que cualquier reprogramación que no sea informada con 01 día hábil de anticipación por cualquiera de las partes, causara el consumo de las horas establecidas para esa sesión. Si el hecho se presenta por Netsoft se re agendará la sesión sin consumo de horas de proyecto. Para el cliente se descontarán de las horas del proyecto.
El equipo cargará los datos entregados por el cliente al sistema para preparar las siguientes Fases. Esta carga le servirá al cliente para ver su data, evaluar si requiere o hace falta algo, etc.
Los tutoriales son sesiones donde el equipo consultor corre cada uno de los procesos en el sistema para ser evaluado por el cliente. En esta fase el cliente va a poder tener la visión completa de como quedó el sistema con base a sus procesos y revisar que lo requerido se encuentre.
Entregables
Procesos
En esta fase el cliente realizará pruebas dentro del sistema para asegurarse que su operación se ejecuta de acuerdo a sus necesidades y las mejores prácticas. El cliente entregará una matriz de pruebas especificando cada uno de los pasos y procesos a validar para asegurar el correcto funcionamiento de la herramienta.
En este plan se retomarán las fechas de entregas de saldos y catálogos finales a consultoría para la preparación de producción y salida en vivo. Se acordarán tiempos y procesos que se segurián en la salida en vivo.
El equipo realizará la capacitación de los usuarios que estarán interactuando con el sistema de acuerdo a sus roles y funciones. En esta etapa también se brindará la capacitación al administrador para que el cliente tenga el conocimiento completo de la herramienta.
Entregables
Convertir
El equipo recibirá los catálogos finales del cliente y realizará las cargas al sistema en preparación para la salida en vivo. Todos estos catálogos son revisados en sistema con los usuarios para su validación y aprobación
El equipo recibirá los catálogos de saldos del cliente y realizará las cargas al sistema en preparación para la salida en vivo. Todos estos catálogos son revisados en sistema con los usuarios para su validación y aprobación
En esta etapa el cliente será acompañado por los consultores de acuerdo a las horas establecidas para cualquier problema en las personalizaciones, cualquier duda o requerimiento. El soporte de salida en vivo incluye el acompañamiento de consultoría para el primer cierre contable del mes en vivo.
Una vez se cumple el cierre contable el equipo hace el pase al área de soporte para que siempre se tenga apoyo para el cliente (esto aplicá con Netsupport y Netsuccess)
Entregables
En nuestra experiencia, mediante una implementación de responsabilidad compartida entre Netsoft y El cliente se alcanza el éxito del proyecto. Con ello, además se logra un mayor conocimiento de la aplicación y habilidad para el personal del cliente, quien queda con el conocimiento de NetSuite una vez terminado el proyecto.
Este DEA está creado con las premisas que dan por hecho la unión de recursos y la propiedad y responsabilidad compartida del proyecto.
Recursos Netsoft
Líder de Proyecto (L.P.)
Netsoft asignará un Líder de Proyecto (L.P.) a la implementación
Consultor n + 1 (C.F.)
El consultor funcional (C.F.) asignado será el responsable de la configuración e implementación de la solución con base a las Leading Practices de NetSuite. Es el primer punto de contacto con el cliente.
Líder de Desarrollo (L.D.)
El Líder de desarrollo (L.D.) es el responsable del análisis, diseño y construcción de los desarrollos especiales considerados dentro del proyecto.
Administrador del Proyecto (A.P.)
Será la figura de encargado la administración de los tiempos y actividades ejecutados en el proyecto, reportar, desviaciones, así como presentar semanalmente los reportes de avances y estatus del proyecto.
Recursos del Cliente
Líder de Proyecto (L.P.)
El Cliente asignará un Líder de Proyecto (L.P.) a la implementación.
Responsable junto con (L.F.) de la firma de Aprobación para la operación en NetSuite
Líderes de Funcionales (L.F.)
Los Líderes Funcionales (L.F.) son recursos del cliente que colaboran con el líder del proyecto. Responsables de alinear los procesos actuales con los “Leading Practices” de NetSuite
Capacita y entrena a usuarios finales
Líder de Migración de Datos (L.M.D.)
El Líder de Migración de Datos (L.M.D) es responsable de dirigir el esfuerzo de migración de datos, incluida la extracción de los sistemas preexistentes y la limpieza de información.
Es responsable de la obtención de cuentas a cobrar y pagar abiertas, saldos de inventario y las plantillas de importación del balance de comprobación. Resuelve cualquier problema de importación de datos e importa cualquier dato preexistente adicional a que concluya la migración de datos de Netsoft según sea necesario
Usuarios Finales (U.F.)
Los Usuarios Finales (U.F.) Serán quienes en definitiva aprovechen la implementación de NetSuite al usar el sistema para realizar tareas diarias.
Patrocinador del Proyecto (P.P.)
El Patrocinador del Proyecto (P.P.) es responsable de proporcionar los recursos del cliente necesarios para una implementación exitosa y promover el cambio de procesos cuando sea necesario. Participará en juntas claves para toma de decisiones, avances y solicitudes de Orden de Cambio.
Plan de Comunicación.
Evento | Objetivo | Responsable | Audiencia | Frecuencia |
Reporte de Estatus | Mantener informados a los involucraos del progreso del proyecto | L.P. Cliente / L.P. Netsoft | L.P. Cliente L.F. Cliente L.M.D Cliente, L.P. Netsoft, Consultores | Semanal |
Reuniones de Equipo de Proyecto | Seguimiento al plan de proyecto; Sesiones de Personalización; Seguimiento a pendientes, Resolución de problemas; Aclaración de dudas | L.P. Cliente / L.P. Netsoft / L.F. Cliente / Consultores | L.P. Cliente, L.F. cliente
L.M.D Cliente, L.P. Netsoft, Consultores |
Según sea necesario |
Reuniones de Comité Directivo | Mantener informado al comité directivo y Discusión de problemas críticos; Gestión de Ordenes de cambio | L.P. CLiente, L.P. Netsoft | P.P. Cliente, L.P. cliente, L.P. Netsoft | Mensual |
Es fundamental para el proyecto mantener la agenda de reuniones de trabajo, por lo que cualquier reprogramación que no sea informada con 01 día hábil de anticipación por cualquiera de las partes, causara el consumo de las horas establecidas para esa sesión. Si el hecho se presenta por Netsoft se re agendará la sesión sin consumo de horas de proyecto. Para el cliente se descontarán de las horas del proyecto.
Entrenamiento a Usuario Final
La ejecución de las sesiones de capacitación se realizará aproximadamente de 2 a 3 semanas previas al arranque en vivo del proyecto esto garantiza que el personal capacitado cuente con información reciente.
Los grupos de capacitación se consideran con un máximo de 10 participantes para poder tener el mayor aprovechamiento de la sesión.
Es importante que los usuarios acudan con el material necesario (computadora, etc) para poder completar las capacitaciones de manera exitosa
Material de Entrenamiento
Este entrenamiento no considera Guías de Usuario personalizadas debido a los recursos de Ayuda en Línea con los que cuenta NetSuite, uno de ellos es el Centro de Ayuda en Línea, el cuál es un recurso gratuito y se encuentra disponible para cada usuario con acceso al sistema, otro de estos recursos gratuitos es la plataforma de SuiteAnswers, una extensa biblioteca de ayuda detallada en línea y otros recursos, tales como, preguntas frecuentes, guías para el usuario en línea, anticipos de próximas versiones y consejos que lo ayudarán a aprovechar al máximo su aplicación de NetSuite.
Adicional al entrenamiento del usuario final y los recursos gratuitos que ofrece NetSuite existen otras herramientas que refuerzan el proceso de aprendizaje y adopción. Dentro de su estimación para la suscripción de NetSuite se pudo haber incluido un pase para el Customer Learning Cloud Support (LCS) con un número de accesos que haya adquirido con su Suscripción, en caso de contar con este acceso puede aprovechar los siguientes cursos incluso en las primeras semanas de la implementación:
NetSuite Fundamentals – Tomarlo dentro de las dos semanas posteriores a la reunión de Kick Off.
NetSuite Fundamentals Administrator – Tomarlo dentro de los primeros 60 días de la implementación
Netsuite Fundamentals Manufacturing- OPCIONAL PARA MANUFACTURA
En caso de requerir Guías de Usuario personalizadas, adecuadas a los roles que sean definidos en su configuración y a los procesos específicos del cliente, deberá ser solicitado para presentar su cotización.