Proceso

• Kick Off finalizado y expectativas de proyecto definidas

La reunión del kick off es para el equipo del cliente que estará trabajando con nosotros donde se presentará al equipo implementador, se establecen las reglas de comunicación y se presenta la línea de tiempo inicial. En está reunión también buscamos que el equipo tome conciencia de la importancia del proyecto y del trabajo en equipo que realizaremos para llegar con éxito a la salida en vivo.

• Bundle de Implementación habilitado

El equipo preparará la base para poder llevar el seguimiento del proyecto. En este bundle tendremos la capacidad de llevar en el sistema las actividades, las tareas a completar, etc. Para que todos tengan visibilidad del avance del proyecto.

• Instalación de Paquetes SuiteSuccess FF Premium

El equipo preparará la base con los módulos que contienen las mejores prácticas para iniciar la implementación.

• Planificación de migración de datos

Se tendrá una sesión con el equipo donde se presentarán los templates (exceles) que tendrán que llenar con la información necesaria para la carga al sistema y revisión. En esta sesión se acordarán las fechas de entrega de esa información tanto para pruebas como para la salida en vivo.

• Ejecución de Sesiones de personalización

Estás sesiones son las revisiones de los procesos que tiene el cliente para poder entender las configuraciones que se requieren dentro del sistema. En estas sesiones también se realizará el entendimiento de las personalizaciones encontradas en la venta. Si durante estas sesiones se encontraran personalizaciones nuevas, se aplicará la política de control de cambio.

Entregables

• Plan de ejecución sesiones de personalizacion_v1
• Aceptación ejecucion sesiones personalización
• Data migration plan & procedure

Proceso

• Configuración de NetSuite

Es fundamental para el proyecto mantener la agenda de reuniones de trabajo, por lo que cualquier reprogramación que no sea informada con 01 día hábil de anticipación por cualquiera de las partes, causara el consumo de las horas establecidas para esa sesión. Si el hecho se presenta por Netsoft se re agendará la sesión sin consumo de horas de proyecto. Para el cliente se descontarán de las horas del proyecto.

• Migración de Datos Maestros

El equipo cargará los datos entregados por el cliente al sistema para preparar las siguientes Fases. Esta carga le servirá al cliente para ver su data, evaluar si requiere o hace falta algo, etc.

• Tutoriales de procesos de negocio

Los tutoriales son sesiones donde el equipo consultor corre cada uno de los procesos en el sistema para ser evaluado por el cliente. En esta fase el cliente va a poder tener la visión completa de como quedó el sistema con base a sus procesos y revisar que lo requerido se encuentre.

Entregables

• Aceptación tutoriales negocio walkthrough v1
• Plan de ejecución uat
• Plan de ejecución de capacitación

Procesos

• Ejecución de UAT

En esta fase el cliente realizará pruebas dentro del sistema para asegurarse que su operación se ejecuta de acuerdo a sus necesidades y las mejores prácticas. El cliente entregará una matriz de pruebas especificando cada uno de los pasos y procesos a validar para asegurar el correcto funcionamiento de la herramienta.

• Plan de Puesta en Marcha (Cut Over)

En este plan se retomarán las fechas de entregas de saldos y catálogos finales a consultoría para la preparación de producción y salida en vivo. Se acordarán tiempos y procesos que se segurián en la salida en vivo.

• Capacitación de Usuarios

El equipo realizará la capacitación de los usuarios que estarán interactuando con el sistema de acuerdo a sus roles y funciones. En esta etapa también se brindará la capacitación al administrador para que el cliente tenga el conocimiento completo de la herramienta.

Entregables

• Aceptación pruebas uat
• Aceptación capacitaciön líderes funcionales

Convertir

• Migración de Datos catálogos

El equipo recibirá los catálogos finales del cliente y realizará las cargas al sistema en preparación para la salida en vivo. Todos estos catálogos son revisados en sistema con los usuarios para su validación y aprobación

• Migración de saldos Iniciales

El equipo recibirá los catálogos de saldos del cliente y realizará las cargas al sistema en preparación para la salida en vivo. Todos estos catálogos son revisados en sistema con los usuarios para su validación y aprobación

• Inicio de operaciones en NetSuite (Go Live)

En esta etapa el cliente será acompañado por los consultores de acuerdo a las horas establecidas para cualquier problema en las personalizaciones, cualquier duda o requerimiento. El soporte de salida en vivo incluye el acompañamiento de consultoría para el primer cierre contable del mes en vivo.

• Soporte posterior a Inicio de Operaciones

Una vez se cumple el cierre contable el equipo hace el pase al área de soporte para que siempre se tenga apoyo para el cliente (esto aplicá con Netsupport y Netsuccess)

Entregables

• Validación de saldos iniciales y maestros incrementales (go live)
• Carta de cierre de proyecto – fase 1

Recursos Netsoft

Líder de Proyecto (L.P.) 

Netsoft asignará un Líder de Proyecto (L.P.) a la implementación

• Servirá como un punto de escalamiento para el Cliente y el Equipo del Proyecto.
• Responsable de la administración de los recursos de Netsoft para que se apeguen al plan del proyecto, así como cualquier riesgo y problemas en la implementación que se pudieran presentar.

Consultor n + 1 (C.F.)

El consultor funcional (C.F.) asignado será el responsable de la configuración e implementación de la solución con base a las Leading Practices de NetSuite. Es el primer punto de contacto con el cliente.

Líder de Desarrollo (L.D.)

El Líder de desarrollo (L.D.) es el responsable del análisis, diseño y construcción de los desarrollos especiales considerados dentro del proyecto.

Administrador del Proyecto (A.P.)

Será la figura de encargado la administración de los tiempos y actividades ejecutados en el proyecto, reportar, desviaciones, así como  presentar semanalmente los reportes de avances y estatus del proyecto.

Recursos del Cliente

Líder de Proyecto (L.P.)

El Cliente asignará un Líder de Proyecto (L.P.) a la implementación.

• Proporcionará un perfil de liderazgo dentro del equipo del Proyecto.
• Responsable de la administración de los recursos del Cliente para que se apeguen al plan del proyecto, así como cualquier riesgo y problemas en la implementación que se pudieran presentar.

Responsable junto con (L.F.) de la firma de Aprobación para la operación en NetSuite

Líderes de Funcionales (L.F.)

Los Líderes Funcionales (L.F.) son recursos del cliente que colaboran con el líder del proyecto. Responsables de alinear los procesos actuales con los “Leading Practices” de NetSuite

• Garantizar la adopción y capacitación de su equipo.
• Revisa la información proporcionada para cargar en NetSuite y asegura la calidad de esta.
• Aprueba los procesos definidos en conjunto con el Líder de Proyecto.
• Asiste en los procesos de UAT.

Capacita y entrena a usuarios finales

Líder de Migración de Datos (L.M.D.)

El Líder de Migración de Datos (L.M.D) es responsable de dirigir el esfuerzo de migración de datos, incluida la extracción de los sistemas preexistentes y la limpieza de información.

• Asiste a las sesiones de planificación de datos. Ejecuta la limpieza y compilación de los datos de lista mediante las plantillas de importación de NS.
• Valida las importaciones de datos completadas por Netsoft antes de UAT.

Es responsable de la obtención de cuentas a cobrar y pagar abiertas, saldos de inventario y las plantillas de importación del balance de comprobación. Resuelve cualquier problema de importación de datos e importa cualquier dato preexistente adicional a que concluya la migración de datos de Netsoft según sea necesario

Usuarios Finales (U.F.)

Los Usuarios Finales (U.F.) Serán quienes en definitiva aprovechen la implementación de NetSuite al usar el sistema para realizar tareas diarias.

• Pueden asistir a las sesiones de personalización específicas o la sesión de tutoriales.
• Asiste a las sesiones de capacitación para usuarios finales correspondientes.
• Completa los casos prácticos de UAT relevantes.
• Una vez activo en el sistema, puede trabajar con el administrador o los Líderes Funcionales propietarios del proceso empresarial en el soporte de problemas.

Patrocinador del Proyecto (P.P.)

El Patrocinador del Proyecto (P.P.) es responsable de proporcionar los recursos del cliente necesarios para una implementación exitosa y promover el cambio de procesos cuando sea necesario. Participará en juntas claves para toma de decisiones, avances y solicitudes de Orden de Cambio.

Plan de Comunicación.

Es fundamental para el proyecto mantener la agenda de reuniones de trabajo, por lo que cualquier reprogramación que no sea informada con 01 día hábil de anticipación por cualquiera de las partes, causara el consumo de las horas establecidas para esa sesión. Si el hecho se presenta por Netsoft se re agendará la sesión sin consumo de horas de proyecto. Para el cliente se descontarán de las horas del proyecto.

Entrenamiento a Usuario Final

La ejecución de las sesiones de capacitación se realizará aproximadamente de 2 a 3 semanas previas al arranque en vivo del proyecto esto garantiza que el personal capacitado cuente con información reciente.

Los grupos de capacitación se consideran con un máximo de 10 participantes para poder tener el mayor aprovechamiento de la sesión.

Es importante que los usuarios acudan con el material necesario (computadora, etc) para poder completar las capacitaciones de manera exitosa

Material de Entrenamiento

Este entrenamiento no considera Guías de Usuario personalizadas debido a los recursos de Ayuda en Línea con los que cuenta NetSuite, uno de ellos es el Centro de Ayuda en Línea, el cuál es un recurso gratuito y se encuentra disponible para cada usuario con acceso al sistema, otro de estos recursos gratuitos es la plataforma de SuiteAnswers, una extensa biblioteca de ayuda detallada en línea y otros recursos, tales como, preguntas frecuentes, guías para el usuario en línea, anticipos de próximas versiones y consejos que lo ayudarán a aprovechar al máximo su aplicación de NetSuite.

Adicional al entrenamiento del usuario final y los recursos gratuitos que ofrece NetSuite existen otras herramientas que refuerzan el proceso de aprendizaje y adopción. Dentro de su estimación para la suscripción de NetSuite se pudo haber incluido un pase para el Customer Learning Cloud Support (LCS) con un número de accesos que haya adquirido con su Suscripción, en caso de contar con este acceso puede aprovechar los siguientes cursos incluso en las primeras semanas de la implementación:

NetSuite Fundamentals – Tomarlo dentro de las dos semanas posteriores a la reunión de Kick Off.

NetSuite Fundamentals Administrator – Tomarlo dentro de los primeros 60 días de la implementación

Netsuite Fundamentals Manufacturing- OPCIONAL PARA MANUFACTURA

En caso de requerir Guías de Usuario personalizadas, adecuadas a los roles que sean definidos en su configuración y a los procesos específicos del cliente, deberá ser solicitado para presentar su cotización.