¿Buscando un sistema para agilizar la facturación? Muchas empresas están atascadas en este proceso por falta de automatización y cada vez emplean más tiempo y recursos tratando de cambiar esta situación. Por suerte, existe NetSuite Financial, un software que te ayudará a vencer las actividades tradicionales de facturación.
Así que si deseas mejorar y agilizar la forma en la que trabajas con tus facturas, estás en el lugar correcto. En Netsoft queremos ayudarte, por eso hemos preparado 3 trucos que harán tu vida más fácil.
Si lo sigues al pie de la letra, no cabe duda que este proceso se convertirá en algo placentero. A su vez, aprenderás como NetSuite Financial te impulsa a lograr este objetivo.
1. Prepara facturas claras y precisas
La mayoría de las veces los problemas en los procesos de facturación ocurren porque no son claros. Cuando la información no se expresa con sencillez y de forma directa, los clientes tienden a confundirse, lo mismo que los empleados.
Además, los errores de cálculo arruinan dichas facturas. Por más pequeños o inocentes que sean, generan disgustos con los consumidores. Incluso podría significar pérdidas para su organización.
Sin embargo, hay una forma de solucionar estos problemas y es por medio de la claridad. Gracias a esta, muchos errores pueden atacarse y resolverse antes que desencadene algo peor. Para aplicar esto, sea preciso en cada detalle.
Por ejemplo, muchas empresas se conforman con solo colocar en la fecha de vencimiento “Primer día hábil” o “Finales de mes”. Esto sin duda crea un ambiente de inexactitud, ya que el cliente no sabrá con seguridad a qué día se refiere.
Lo mismo ocurre al mencionar los métodos de pago, motivo de la factura, entre otros. Para arreglar esto indica lo siguiente:
– Fecha de emisión
– Fecha de vencimiento exacta, por ejemplo: Vence en 10 días a partir de la fecha de emisión
– Que tipo de pagos aceptas y una explicación de cómo efectuarlo
– Lista de los artículos facturados
– Desglose de la facturación, es decir, explicar cómo realiza el cobro, si por proyecto, hora, entre otros
Asegúrate de que cada parte sea entendible y rellena todos los campos con exactitud sin saltar ninguno. De este modo no habrá lugar para las confusiones y el cliente sabrá cómo y cuándo efectuar el pago.
Para ayudarte en este paso Oracle NetSuite Financial cuenta con las herramientas necesarias en su módulo financiero. Este software brinda múltiples plantillas que puedes utilizar para emitir una orden de pago clara y precisa a todos tus clientes.
2. Automatiza los envíos de facturas
Un punto que debemos tomar en cuenta es que si el consumidor no recibe la factura, nunca se efectuará el pago. Este es un serio problema si se repite de forma frecuente pues, de mantenerse así, llegará un punto en que tu flujo de caja disminuirá de tal manera que los ingresos no serán suficientes.
Esto se traduce en que no podrás compensar a los empleados por su trabajo y, además, no contarás con el suficiente capital para continuar invirtiendo en tu negocio.
Dichos problemas ocurren cuando se opta por el trabajo manual y cuando hay falta de seguimiento para verificar si el consumidor ha recibido los documentos. Esto en definitiva no puede pasar y tenemos una solución para ti.
Ya que las actividades manuales son propensas a errores humanos, automatiza los envíos de facturas. ¿Cómo? Integrando un sistema ERP que no solo se encargue de remitirlas a los clientes, sino que te notifique cuando han sido abiertas y vistas. Esto facilitará en gran medida el seguimiento que tienes que hacer.
Contar con esta tecnología reduce tiempo, esfuerzo y estrés. Por lo que evitarás la pérdida de documentos físicos, su duplicación y disminuirás la cantidad de envíos fallidos.
Pero, ¿qué software puede ayudarte de esta forma? NetSuite Financial tiene las herramientas necesarias para automatizar tu empresa. Con su interfaz sencilla puedes crear contactos de todos tus compradores y automatizar los envíos de facturas.
Para asegurarte de que los envíos sean exitosos verifica que todos los datos del cliente sean correctos. También asegúrate que los email estén asociados a sus cuentas.
En adición, procura hacer una revisión constante y fíjate de forma periódica si hay documentos “no vistos”. Si es así, sabrás que no están siendo recibidos o abiertos, por lo que debes verificar los pasos anteriores al envío y remitir recordatorios.
3. Recuerda realizar una doble verificación
Hay muchas razones por las que debes realizar una doble verificación. Aquí enumeramos algunas de ellas:
– Se olvidó detallar con exactitud el tipo de servicio realizado o producto vendido
– Campos de datos sin rellenar
– Ingreso de montos erróneos
– Doble cobro de una misma transacción
– Se olvidó que el cliente pidió la factura de una manera específica
Por estas razones y otras, el doble chequeo juega un papel muy importante. No importa si realizar el trabajo de facturación de forma manual o con un sistema automatizado.
Sabemos que es mejor utilizar un software que agilice este trabajo en vez de realizarlo de forma manual. Por esta razón, NetSuite Financial se convierte en la mejor opción.
Este sistema ERP te ayuda a hacer estas revisiones. Por medio de su inteligencia financiera, hace todos los cálculos por ti con precisión. Además, si existen campos sin rellenar en una factura, faltan datos del cliente o un formulario no ha sido procesado te alerta de inmediato.
De este modo, puedes atacar el problema antes de remitir los documentos y evitar los retrasos que comúnmente se generan por dichos errores.
Agiliza el proceso de facturación con NetSuite Financial
El proceso de facturación ya no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Si sigues estos tres pasos optimizarás los envíos y disminuirás en gran medida las confusiones y malas transcripciones.
NetSuite Financial se destaca por mejorar dichas actividades. Con su sistema de automatización tendrás un mayor control al remitir facturas a los consumidores. Lo mismo aplica para tus cuentas pendientes al momento de cancelar las transacciones a tus proveedores.
Netsoft es el partner No. 1 de Oracle NetSuite en Latam y actualmente tenemos más de 13,000 usuarios de Oracle NetSuite en diversas industrias. Por esto, podemos ayudarte a implementar este ERP que te llevará al éxito.
