¿Tu empresa está decidida a implementar los beneficios y ventajas que ofrece un ERP? Muy bien, esa es una excelente idea. No está de más decir que un software empresarial es lo que todo negocio necesita si quiere mantenerse a la par de este mundo tan cambiante y competitivo.
Sin embargo, aunque es una gran inversión, todo puede irse al fracaso si no estás atento a los detalles. Estudios realizados por McKinsey nos dicen que el 75% de estos proyectos no cumplen sus objetivos y el 74% tarda más de lo esperado.
Sabiendo esto ¿Cómo puedes evitar que este sea tu caso? Debes conocer cuáles son las barreras al implementar ERP y de qué forma pueden afectar al proyecto. Para mostrarte cuáles son nos basaremos en un reporte realizado por Deloitte para que sepas cómo prepararte y evitar que también te suceda.
1. Resistencia al cambio por parte de los empleados
Según la encuesta actuada por Deloitte, la resistencia al cambio es la barrera o desafío número 1 al implementar ERP. El 82% de los encuestados dicen que esta es la principal causa de sus preocupaciones y por las que este tipo de proyectos fracasan.
Viendo esta estadística, no existe duda de que es totalmente cierto, la resistencia al cambio es de temer. Sí, el negocio puede decidir cuándo y cómo implementar el nuevo sistema, pero si los empleados, ejecutivos u otras personas que formen parte de la empresa no están de acuerdo, esto puede llevarte al fracaso.
En este proyecto, se requiere la participación de todos, desde el empleado que utilizará el software, hasta los líderes que toman las decisiones. Si no existe esta unidad, el trabajo en equipo será pobre y saldrán a la luz muchos otros puntos débiles durante el proceso.
La razón es sencilla, no vale la pena invertir en una herramienta tan compleja y costosa si la mayoría no quiere aceptar el cambio. Sería simplemente darles algo que no van a utilizar para optimizar los procesos.
Por otro lado, cuando el personal está dispuesto a aceptar el cambio e involucrarse lo más que pueda, los resultados serán los esperados. Con todos trabajando en conjunto en cada fase, resolviendo problemas y sacando provecho del ERP, el negocio conseguirá los objetivos trazados.
2. Patrocinio inadecuado
El patrocinio inadecuado ocupa el puesto número 2 en la encuesta realizada por Deloitte con un 72%. Con patrocinio inadecuado nos referimos a cuando los altos mandos de una empresa no están involucrados al 100% al implementar ERP o no están de acuerdo con el proyecto.
Cuando un ejecutivo o gerente no está de acuerdo con la decisión tomada, esto puede afectar el proceso y restar valor a otros objetivos comerciales.
Si te preguntas cómo esto puede impactar de forma negativa, es por causa de las decisiones. En las empresas grandes comúnmente las estrategias de TI se dirigen desde el liderazgo central. Es decir, todo avanza en relación con las decisiones y permisos de estos directivos.
Siendo este el caso, aquellos responsables en implementar los cambios tienen poca voz o control sobre las decisiones clave durante el proyecto. En pocas palabras, pueden quedarse estancados en cierto punto porque un gerente, ejecutivo o superior no les permiten avanzar más.
Durante la implementación de un ERP, es vital que cada rincón de negocio trabaje de la mano con ese mismo objetivo. Los líderes tienen que ser los primeros en estar de acuerdo con el cambio para así mostrar los beneficios del nuevo sistema al resto del personal. De lo contrario, solo se encontrarán más obstáculos durante el proceso.
3. Expectativas poco realistas
Continuamos con la tercera barrera que impide implementar ERP con éxito. Según la encuesta de Deloitte ocupa el tercer lugar con un 65%.
Las expectativas poco realistas a menudo son un obstáculo o desafío porque no permite que las empresas se preparen para afrontar la realidad. Presentar planes o estrategias de implementación de manera agresiva o poco creíbles es el inicio del camino hacia el fracaso.
Un proyecto ERP no es cualquier cosa, esto toma su tiempo, requiere presupuesto y muchos otros preparativos. Algunas expectativas poco realistas serían estimar que el proyecto finalizará en un tiempo muy corto a comparación de otras empresas o que los costos serán muy bajos y que no será necesario tener gastos extras.
Un negocio, del tipo o tamaño que sea, debe tener expectativas realistas y estar dispuesto a crear estrategias con base en ello. Para lograrlo, es bueno que se haga preguntas como ¿Qué podría hacer que el proyecto salga mal? ¿Qué hicieron otras empresas similares para tener éxito? ¿Qué desafíos enfrentaremos durante el proceso?
Es importante recordar que no todo será color de rosas. Al tener esto en mente será más fácil elaborar un plan realista y efectivo.
4. Mala gestión de proyectos
Por último, según el reporte de Deloitte la mala gestión de proyectos ocupa el cuarto lugar con un 54% obtenido de la encuesta.
La mala gestión a la hora de implementar ERP o la falta de un plan claro, eficaz y con respaldos puede poner en riesgo todo el proceso. Como lo mencionamos, esta es una actividad compleja que requiere tener bien abiertos los ojos en todo momento. Es triste que por un pequeño detalle que se pase por alto todo se vaya a la basura.
En muchas ocasiones, esta ha sido la razón por las que la instalación de esta herramienta falla. Por eso, antes de iniciar con el proyecto debes crear un plan detallado de cada etapa. En este no solo se deben especificar los pasos a dar, sino delegar responsabilidades, establecer equipos, enumerar los desafíos y las formas de hacerles frente.
Si haces esto, tendrás muchas más probabilidades de éxito. Un buen socio te ayudará a estar al tanto de cada detalle, y por fortuna Netsoft puede ayudarte.
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