¿Cómo implementar ERP con éxito en tu empresa? 8 pasos definitivos

implementar ERP con éxito

¿Se encuentra en un desafío porque quiere implementar ERP con éxito en su empresa? ¿Sabe cómo puede optimizar este proceso para evitar errores? Seguramente ha escuchado que la implementación de un software empresarial como un ERP es trabajo arduo, pero no tiene porqué ser un dolor de cabeza si aplica algunos pasos estratégicos. 

Sí decidió implementar un ERP en su empresa, es posible que deba ajustar muchos procesos para que logre los resultados esperados. Incluso deberá planificar de forma detallada y contar con todos los especialistas que requiera el caso. 

Lo más importante es que su empresa va a dar un giro de 360° con su nuevo ERP, para potenciar todos los procesos. Por ello, le explicamos el paso a paso para implementar ERP con éxito. 

¿Que incluye la implementación de un ERP?

Es posible que no tenga una idea clara de todo lo que incluye implementar una solución ERP, porque son muchos los procesos que deben integrarse. En este sentido, debe conocer cada aspecto, desde la instalación del software hasta la puesta en marcha. 

Durante el proceso de implementación debe considerar todas las áreas que serán alineadas al ERP tales como: 

  • Recursos humanos
  • Finanzas y contabilidad
  • Administración de almacenes
  • Administración de la cadena de suministro
  • Punto de venta
  • Administración de inventario
  • Comercio electrónico

Todas estas áreas serán optimizadas para incrementar el nivel de competitividad de su empresa. Por lo tanto, debe asegurarse que todo el proceso se lleve a cabo de manera ordenada y estratégica. 

Pasos para implementar ERP con éxito

Si quiere implementar ERP con éxito, es necesario que comience con buen pie. Para ello, la paciencia y perseverancia en el proceso es primordial, porque si se trata de la primera vez necesitará ambas virtudes. 

Sin embargo, un equipo experto como el de Netsoft puede ser de gran ayuda antes, durante y después de su implementación. 

1. Seleccione un ERP que se ajuste a su empresa

Esta acción es trascendental para lograr una implementación exitosa, porque un ERP será parte integral de su negocio y lo que lo hará funcionar de manera eficiente de ahora en adelante. Se trata de una solución a largo alcance que genera costos, por ello, debe ser una decisión meticulosa y adaptada a sus necesidades. 

Algunos estudios indican que el 33% de los usuarios que adquirieron una solución ERP, lo hicieron sin evaluar el producto antes de comprarlo. Esto supone un riesgo en su implementación y además  hay garantías de una ejecución óptima. 

Lo mejor es seleccionar un ERP acorde a su sector, tamaño de la empresa, necesidades actuales y además evaluar los cambios futuros. Es necesario un servicio de consultoría con el proveedor, para detectar todas las áreas de mejora y optar por el ERP ideal para usted. 

2. Organice un equipo multidisciplinario que le permita implementar ERP con éxito. 

Después de seleccionar el ERP adecuado, debe empezar a organizar su equipo de trabajo para implementar  ERP con éxito. Este grupo incluye un gerente de proyecto que sea capaz de guiar a los empleados en el proceso. Además es fundamental que el gerente transmita el impacto que puede tener el nuevo sistema en la organización. 

Además del gerente, necesitará designar roles a los demás miembros del equipo, para garantizar que todos los pasos se lleven a cabo de manera coordinada. Un equipo multidisciplinario que incluye empleados con habilidades en el sector TI, es una ventaja que le permitirá agilizar el proceso de implementación. 

Recuerde que su equipo debe dedicar la mayor parte de su tiempo al proyecto, entonces debe realizar los ajustes pertinentes para contar con los recursos disponibles. 

3. Identificar sus objetivos es parte de implementar ERP con éxito

Junto con su equipo debe hacer un diagnóstico de su situación actual y dirimir cuáles son sus objetivos reales. Es decir, como la implementación de un ERP puede satisfacer las necesidades de su negocio y cuál es el alcance que tendrá en sus indicadores clave. 

Con todos los beneficios que  puede aportar este software empresarial, tendrá una idea más clara de lo que quiere lograr. Además es el momento ideal para hacer proyecciones futuras que permitan una mejor adaptación a los cambios. 

Pero no sólo se trata de establecer objetivos a partir de los beneficios. Por el contrario, la clave es diagnosticar los problemas que lo llevaron a implementar ERP con éxito. De esta manera, puede visualizar mejor la necesidad específica. 

4. Construya un plan de gestión de cambios 

Será necesario que su fuerza laboral esté preparada para los cambios, esto lo puede lograr a través de un plan de gestión. Tratándose de un sistema que va a afectar todas las áreas de la empresa y además la forma de trabajo, es un requisito preparar a los empleados. 

El plan consiste en comunicar a todos porque es importante implementar ERP con éxito y sobre todo como el software puede aumentar la productividad de la empresa repercutiendo directamente en los beneficios de los empleados. 

5. Realice una migración de datos correcta

Este puede ser el paso más delicado, porque supone migrar todos los datos de su empresa al nuevo ERP. Por lo tanto, debe contar con un personal calificado para realizar esta tarea. De eso depende implementar ERP con éxito. 

Entonces tome en cuenta los siguiente:

  • Entregar la información detallada al proveedor. 
  • Verificar todos los datos y eliminar lo que sea innecesario. 
  • Verificar la integridad de los datos para asegurar que el sistema sea eficiente. 

6. Capacite a los usuarios para implementar ERP con éxito 

Aunque este paso puede prolongarse un poco más, es necesario capacitar a todas la fuerza laboral para que comprendan todas las funcionalidades del software. Puede implementar diversas formas de entrenamiento, bien sea a través de capacitación virtual o de forma presencial. 

También puede dividir el proceso de capacitación por roles y así optimizar el tiempo. Igualmente ofrecer a los empleados oportunidades de retroalimentación y soporte técnico inmediato. 

7. Realizar las pruebas necesarias conduce a implementar ERP con éxito

La fase de prueba permitirá asegurarse del funcionamiento exitoso de su ERP. Es posible que ocurran interrupciones operativas en el proceso de implementación, así que debe realizar todos los ajustes necesarios para la transición. 

Las pruebas de aceptación incluyen el funcionamiento de la base de datos, los elementos para cada área y la integración de los departamentos. 

8. Elija un ERP que incluya soporte y asistencia. 

Por lo general, algunos proveedores de software ofrecen servicio de soporte para asistir durante la implementación de su sistema. Pero lo ideal es que este tipo de asistencia lo acompañe incluso después de la instalación. 

El equipo experto de Netsoft, además de brindar consultoría para que usted decida cuál es lo mejor solución para su empresa, puede acompañarlo en todo el proceso. Además tendrá este beneficio por cualquier eventualidad.