Si vas a emprender este 2023, primero tienes que saber que es lo que necesitas para alcanzar el éxito. Los emprendedores deben pensar en las soluciones tecnológicas que ayudarán a su empresa a llegar a lo más alto.
Investigaciones realizadas por Enterprise Research Centre nos dice que 49% de las pequeñas empresas y 55% de las medianas identificaron que implementar nuevas tecnologías fue una prioridad en los últimos 12 meses.
Siendo este el caso, no cabe duda que la tecnología es lo que te impulsará en este año. Por esta razón, hemos preparado una guía que te enseña por qué un ERP es la mejor opción y cómo escoger el mejor para tu empresa. Sin más que decir, empecemos.
1. Descubre si necesitas un ERP
Esta es una de las incógnitas que los emprendedores suelen hacerse antes de adquirir un ERP, ¿En verdad necesito uno en este momento?
No es una decisión sencilla, requiere inversión, esfuerzo y buena preparación. Para descubrir si es momento de adoptar una solución ERP, debes basarte en las tres “C”: Complejidad, cumplimiento normativo y Clientes. A continuación te explicaremos en qué consisten.
– Complejidad: Ocurre cuando a los equipos de tu empresa se les dificulta cada vez más hacer su trabajo. Por ejemplo, el software contable que utilizan ya no es tan eficiente como antes, están adquiriendo muchos productos y necesitan un proceso de ingresos más sólido o tienen dificultades para realizar los informes financieros.
– Cumplimiento normativo: A medida que un negocio se expande a nuevas regiones, es necesario adoptar nuevos procesos y normativas financieras, implementar herramientas de software fiscal y contar con fuertes controles para satisfacer las normas reglamentarias.
– Clientes: El número de clientes está creciendo y se vuelve cada vez más difícil hacer un seguimiento preciso y orientarlos hacia las mejores opciones de productos. Las hojas de cálculo ya no son suficientes para los procesos del negocio.
Si los emprendedores están pasando por todos o algunos de estos casos, no hay duda que es necesaria una solución ERP.
2. Incluye las funcionalidades que necesites
Muchos emprendedores, negocios o empresas fracasan en la implementación de un ERP porque no cumple con sus expectativas. En muchas ocasiones esto ocurre porque no se eligen con cuidado las funcionalidades que la empresa requiere para solucionar sus problemas.
La selección de funcionalidades dependen de las necesidades, desafíos y urgencias que está presentando la marca. Por ello, debes evitar adquirir un ERP con herramientas genéricas y buscar uno que se adapte a tu situación actual
Por ejemplo, si te estás expandiendo a otros países, necesitarás modificar tus procesos financieros para ajustarte a la moneda y leyes fiscales locales. Un módulo como Oracle NetSuite OneWorld es la opción ideal para estos casos.
Por otro lado, si tu número de clientes aumenta y necesitas ofrecer una experiencia óptima a todos, las funciones o módulos de cadena de suministros, gestión de inventarios, gestión de almacenes y servicios profesionales son algunas de las mejores opciones para estas situaciones.
Afortunadamente, no importa cuáles sean tus necesidades, Oracle NetSuite cuenta con una gran variedad de funcionalidades y módulos que puedes elegir para que realices una inversión segura.
3. Toma en cuenta su facilidad de uso
Algo importante que los emprendedores deben tener en cuenta es la facilidad de uso del nuevo sistema ERP. Como emprendedor y dueño de negocio, debes asegurarte de que tus empleados cuenten con una herramienta que les facilite su trabajo, no que sea compleja de usar.
Por tal razón, en la selección de tu software ERP procura que sea fácil de usar. Para ello debes asegurarte de que:
– La interfaz para el usuario sea intuitiva.
– Permita realizar un proceso o trabajo con unos cuantos clics.
– Sea fácil de integrar con los procesos de la empresa.
– Cuente con acceso a través de dispositivos móviles.
– Brinde una estructura de licencias que tenga sentido para el tamaño de tu empresa.
– Permita activar módulos adicionales sin muchos problemas.
– Sea actualizado constantemente para ofrecer mejor funcionamiento.
En adición, debes asegurarte de que tu proveedor capacite de forma adecuada a tu personal. Esto con el fin de que aprenda a utilizar el ERP y aprovechar al máximo sus funcionalidades.
4. ERP en la nube vs on-premise ¿Cuál debes elegir?
Si alguna vez has pensado entre elegir un ERP on-premise o en la nube y no sabes cuál, déjanos ayudarte.
La mejor opción entre las dos es sin duda la tecnología en la nube. Esto no lo decimos solamente nosotros, de hecho, investigaciones realizadas por Enterprise Research Centre nos dicen que el 59% de las pequeñas empresas y el 70% de las medianas empresas afirman que utilizan la computación en la nube. Al ver estos resultados, ¿Por qué es la mejor opción para los emprendedores?
1. Libera a las empresas de tener grandes gastos en hardware y personal para gestionarlo.
2. Un ERP en la nube es implementado en menos tiempo que uno on-premise.
3. Puedes acceder al sistema desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet.
4. El proveedor se encarga de realizar el mantenimiento, ya que no necesitas invertir en infraestructura. En adición, las actualizaciones se realizan de forma automática y sin interrumpir procesos.
5. Brinda más seguridad que una solución on-premise.
5. Sigue estos pasos para elegir el ERP ideal
Elegir un ERP a veces resulta en un proceso abrumador para los emprendedores, sin embargo, esto no tiene que ser un problema para ti. Si sigues estos 8 pasos realizarás una elección exitosa según las necesidades de tu empresa.
1. Busca y anota los desafíos de tu empresa que deseas solucionar.
2. Habla con los directivos para obtener su apoyo. Esto facilitará el proceso de selección e implementación.
3. Define claramente las necesidades de los usuarios. Es decir, habla con los usuarios finales para saber en qué áreas necesitan más apoyo y herramientas.
4. Ten en cuenta los costos de implementación, capacitación y soporte para mantenerte dentro del presupuesto.
5. Crea un equipo de implementación que se encargue de supervisar y ayudar en la implementación.
6. Realiza una búsqueda de soluciones ERP y proveedores. Revisa sus historias de éxito, habla con sus clientes, pide sugerencias y opciones para elegir sabiamente.
7. Programa una cita con los proveedores que hayas elegido para conocer más en cuanto a las soluciones.
8. A medida que hables con los proveedores, también solicita reunión con los clientes para asegurarte de que tu decisión sea la mejor.
6. No cometas estos errores para que alcances el éxito
Para terminar, nos gustaría mostrarte los 5 errores que los emprendedores deben evitar a toda costa.
1. Hacer demasiadas cosas a la vez durante la implementación del ERP.
2. Elegir una solución genérica que no se adapte a las necesidades del negocio.
3. Olvidarse de la limpieza, gestión y migración de datos.
4. Olvidarse de la fase posterior a la puesta en marcha una vez que la implementación ha terminado.
5. Elegir un proveedor que no ofrezca soporte local o en el idioma nativo del negocio.
Si sigues cada una de las sugerencias en esta guía para emprendedores, sin duda alguna empezarás 2023 con la mejor solución ERP para tu empresa.
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