Implementar un ERP empresarial es un proceso que requiere preparación por lo que, este proyecto, puede afectar en algún punto las actividades de la empresa.
Sin embargo, con un plan bien organizado este objetivo puede dar los resultados esperados. Para eso, tanto el proveedor del software como la empresa que solicita el servicio deben entenderse mutuamente.
Por esta razón es necesario crear un equipo que una sus fuerzas para idear la metodología de integración de la herramienta, pero quizá antes te preguntarás: ¿quiénes tienen que ser esos integrantes?
En Netsoft te hablaremos de forma detallada quién debe estar en este grupo para implementar el ERP cloud satisfactoriamente.
Un gerente de proyecto es clave en la implementación de un ERP empresarial
Un gerente de proyecto es uno de los integrantes más importantes de este equipo de implementación. Su función principal es la de formar parte en la planificación de proyecto para crear una estrategia que influya positivamente en la empresa.
Esta figura tiene que tener la capacidad de supervisar de forma efectiva cada etapa y además, debe comunicar claramente el cumplimiento de los objetivos establecidos. De este modo, se tendrá una visión eficaz de cómo va la integración del ERP empresarial.
Otra de las principales responsabilidades de este profesional es la de liderar, pues tiene que dirigir el proyecto basándose en el presupuesto establecido, los recursos presentes y otros aspectos importantes.
Finalmente, dicho gerente debe reaccionar de forma proactiva ante los riesgos. Si surge algún inconveniente, es importante su presencia para colaborar con las soluciones que ayuden al equipo a continuar con las actividades.
Incluye a los representantes de cada departamento
Los representantes de los departamentos de la empresa (Recursos humanos, inventario y más) son conocidos como usuarios finales. Estos deben formar parte de la implementación del ERP empresarial debido a sus habilidades de liderazgo.
Es importante saber que instalar este tipo de software genera diferentes reacciones en los empleados. Algunos no estarán muy contentos de aceptar una nueva herramienta que probablemente cambie casi en su totalidad el modo de trabajo, sin embargo, hay otros que sí estarán dispuestos.
Por esta razón, los usuarios finales deben ser miembros de cada departamento que promuevan la integración de un ERP en la nube. Su participación y capacidad de comunicación será clave en el progreso del proyecto.
Su principal responsabilidad radica en transmitir al equipo de implementación las inquietudes por parte de los empleados, pero además, su deber también consiste en cambiar los pensamientos negativos. Es decir, ayudar a los miembros de la compañía a entender la importancia de la nueva herramienta y los beneficios que trae consigo.
Participación de expertos técnicos en la integración del ERP empresarial
Los expertos del equipo técnico y de finanzas se conocen como los miembros principales. Si bien todos los departamentos son importantes, hay que resaltar la importancia de estos dos integrantes.
Es vital que el profesional en TI comprenda cada aspecto de la implementación. Su responsabilidad es la de entender el funcionamiento del ERP empresarial puesto que estos se van a encargar de enseñar a otros empleados a utilizar la herramienta. Por tal razón, deben aprovechar las capacitaciones posteriores por parte del proveedor.
Por otro lado, tenemos al experto en finanzas. Un software de gestión impacta en gran manera en la administración del estado financiero de una organización. Muchas de sus aplicaciones ayudan a calcular y controlar el presupuesto, gastos, nóminas y más. Es por eso que la presencia de esta figura forme parte de la implementación.
Involucra la participación de un ejecutivo o gerente
Es esencial la presencia de un ejecutivo, gerente o líder de la empresa en la integración del ERP. Es importante que esté dispuesto a llevar a cabo la implementación de esta herramienta y brindar su apoyo a lo largo del proceso.
Dicho profesional tiene la principal responsabilidad de tomar decisiones importantes que ayuden a resolver inconvenientes y promover el proyecto. Además, también debe encargarse de proveer los recursos necesarios para ayudar con el cumplimiento de los objetivos relacionados con el nuevo ERP empresarial.
El proveedor del sistema ERP empresarial se incluye en el equipo
Por último, no debemos descartar la presencia del proveedor del ERP o un socio de implementación. Esta figura debe unir sus fuerzas con el equipo de implementación para entender las necesidades y desafíos de la empresa.
Esta información lo ayudará a crear un buen plan (en conjunto con los otros participantes del proyecto) que finalice con un proceso exitoso de integración.
Otra de sus funciones es la de enseñar al personal cómo utilizar la herramienta y, al finalizar con el propósito, su deber es la de capacitar a los empleados para que dominen los diferentes módulos.
Es importante que el proveedor cuente con experiencia que garantice los resultados esperados para tu empresa ya que debe ser capaz de tratar problemas complejos y resolverlos a fin de brindar una implementación exitosa.
En Netsoft somos el partner No. 1 de Oracle NetSuite en Latam. Tenemos la capacidad de trabajar de forma sólida con tu equipo en la instalación del ERP empresarial para tu organización.
Consejos para conformar un equipo exitoso
Ahora que sabes quienes deben ser los integrantes de este equipo, es hora de formarlo. Para ayudarte en el proceso, te daremos algunos consejos para que conformen un grupo exitoso.
Mantén comunicación
El trabajo en equipo es imprescindible. Nada se puede llevar a cabo cuando no se comparte la visión. En cambio, mantener la comunicación los ayudará a estar conscientes de los problemas y transmitir ideas para solucionarlos.
Organiza y define responsabilidades
La organización es clave en la implementación de un ERP empresarial. Para mantener un flujo de trabajo efectivo, asigne responsabilidades. De esta forma cada miembro sabrá lo que debe hacer y rendir informe de ello.
Es importante que provea los recursos necesarios y mantener la comunicación con el grupo. Esto lo ayudará a estar enterado del progreso y ayudar a aliviar los percances que hagan del proyecto algo abrumador.
Incluya un usuario líder de confianza
Elija un gerente o ejecutivo de confianza. Esto le aliviará las cargas durante la integración del software. De esta forma usted no tendrá que estar directamente relacionado, puesto que este profesional se encargará de tomar decisiones importantes y brindarle su apoyo a lo largo del proyecto.
Un último consejo es que elijas el sistema de gestión más efectivo (Oracle NetSuite destaca entre los mejores ERP) en la que la variedad en módulos y herramientas te brindan un control óptimo de su organización.
Actualmente Netsoft cuenta con +13,000 usuarios de Oracle NetSuite en diversas industrias, por lo que sabemos muy bien cómo ayudarte a implementar este ERP para tu compañía.
