¿Necesita cierres financieros ágiles en su organización?¿Está presentando retrasos e inconsistencias en este proceso? Parece que todos los ejecutivos contables coinciden en que es una de las tareas más engorrosas, porque exigen un nivel mayor de precisión y puntualidad.
Sin duda, es un factor clave que los equipos de contabilidad realicen cierres financieros más rápidos y optimizados. Pero aunque cuenten con software automatizados, es necesario que conozcan los componentes claves para realizar mejores prácticas.
Para que esta actividad tan importante no se convierta en una experiencia negativa, existen soluciones integrales para proporcionar resultados financieros oportunos. Por lo tanto, puede olvidarse de largos procesos, horas extras en la oficina y el riesgo de errores humanos.
Problemas frecuentes que impiden cierres financieros ágiles
Las empresas grandes son más sensibles en presentar dificultades en sus cierres financieros. Algunos procesos como la reconciliación de cuentas y facturación pueden retrasar esta labor y hacerlo más complejo. Pero por qué un cierre es tan difícil dentro del ciclo contable?
Son muchos los factores que entran en juego, pero hay desafíos que son fundamentales revisar y que están impidiendo la transformación de su organización para lograr cierres financieros ágiles.
- Un elemento que incide en esta labor es el tiempo. Por lo general, se invierte gran cantidad de tiempo en los cierres, esto reduce las oportunidades para que los contadores realicen otros trabajo esenciales.
- Es evidente que muchas empresas grandes requieren una gran variedad de tareas a la hora de realizar un cierre. Por lo tanto, hay riesgos de pérdidas o que alguna se pase por alto, obligando al equipo a hacer búsquedas exhaustivas que duplican el tiempo del cierre. Además si no están estandarizadas es posible que el equipo tenga dificultades para realizar sus funciones correctamente y retrasar el cierre.
- Las automatización es otro desafío que enfrentan muchas empresas en el proceso de cierre de los libros. Esta tarea muchas veces se hace de forma manual, aumentando la carga de trabajo y propiciando la dispersión de los datos financieros.
- El acceso a los datos también supone una dificultad, para consolidar cierres financieros ágiles. Si los datos de los departamentos y segmentos están dispersos es difícil que los contadores tengan acceso, por lo tanto retrasa aún más el cierre.
Mejores prácticas para agilizar su proceso de cierre financiero
Si desea optimizar el tiempo para los cierres financieros es necesario empezar a desarrollar estrategias ágiles. Esto incluye estandarización, acceso rápido a la información, trabajo colaborativo y otros factores que permiten incorporar nuevas prácticas más eficientes.
1. Automatice su proceso de cierre
Las soluciones en la nube ofrecen una variedad de funcionalidades que pueden potenciar los procesos de cierre. Incluyen formas de controlar indicadores claves desde cualquier lugar y a la vez mantener actualizados los informes de contabilidad. De esta manera es posible enviar datos precisos a los responsables de tomar decisiones en este proceso, a través de paneles automatizados.
Los software financieros permiten un mayor nivel de transparencia y flexibilidad en las gestiones contables. NetSuite aporta soluciones en el reconocimiento de ingresos, las cuentas por cobrar, las conciliaciones bancarias y las cuentas por pagar.
Por otra parte, la velocidad e integridad de los datos es fundamental para hacer cierres precisos y en menor tiempo. Por ello, necesitará implementar soluciones automatizadas con capacidades integradas como la inteligencia artificial. El resultado se verá reflejado en la reducción de tiempo de algunas tareas financieras y contables.
2. Seleccione el mejor sistema para su empresa
Indudablemente contar con sotfware empresarial para automatizar su proceso financiero le permite:
- Realizar conciliaciones de forma automática, por medio de la estandarización de plantillas y estructura de carpetas.
- Rastrear el estado de tareas y sus plazos automáticamente.
- Agilizar las tareas dependientes para iniciar el proceso de cierre más rápido
3. Desarrolle una estrategia para cierres financieros ágiles
Además de contar con un sistema automatizado para su gestión financiera, es vital desarrollar una estrategia integral y estructurada que se enfoque en las necesidades de su organización. Para ello, debe construir un equipo colaborativo capacitado para agilizar el proceso y enfrentar desafíos.
La clave de diseñar una estrategia para cierres financieros ágiles es documentar y realizar un seguimiento eficaz en todo el proceso de cierre. Además el equipo debe tener una profunda comprensión de la estructura organizativa y sus diferentes dependencias.
Durante la ejecución de la estrategia también es fundamental aplicar metodologías inteligentes que complementan la automatización de tareas. Esto depende en gran medida de la capacidad de su equipo para aprovechar la automatización de forma eficaz.
4. Implemente una lista de verificación colaborativa durante el cierre
Los cierres financieros ágiles se manejan con listas de verificación, que sirven para evaluar el progreso y mantener a todo el equipo informado de las tareas completadas y por completar. Además ofrecen una visión de todo el panorama y así poder detectar posibles cuellos de botella.
La lista de verificación para sus cierres es un complemento que mejora la ejecución de diversas tareas. Pero no es una herramienta propia del software financiero, por el contrario es un recurso que debe diseñar el equipo para hacer un seguimiento de las tareas.
Se puede recurrir a otras herramientas tecnológicas para crear un documento simple, que todos los miembros del equipo tengan acceso. De esta forma, pueden marcar las tareas finalizadas. Este recurso puede incluir los procedimientos estructurados y cronogramas, para administrar mejor los cierres y garantizar mayor transparencia.
5. Entregue información empresarial en tiempo real
Mientras más fácil sea el acceso a los datos, el equipo de trabajo podrá optimizar sus funciones. Los cierres financieros ágiles requieren este tipo de funcionalidad para reducir los tiempos en el ciclo y la toma de decisiones.
Con la visibilidad en tiempo real es posible impulsar muchas tareas para acelerar el cierre, ya que el procesamiento puede ocurrir de forma simultánea. Pero es imprescindible integrar tecnologías digitales para estandarizar los procesos.
¿Por qué los cierres financieros ágiles le ahorran tiempo y dinero?
Tener toda la información financiera en una sola plataforma supone mayor eficiencia y rapidez en los procesos. Además permite que los colaboradores se enfoquen en tareas de más valor para la organización, ahorrando costos en tareas repetitivas.
Los métodos tradicionales suelen aumentar el tiempo de ejecución, por lo tanto, tendrá cierres financieros con retrasos y su personal estará más estresado. Asi que si se trata de mejorar sus procesos financieros y agilizar sus cierres pongase en contacto con nuestro equipo experto.
