Mucho del éxito en una empresa está relacionado con la forma en que trabaja el back office. La responsabilidad que cumple esta área, es la de gestionar los procesos relacionados con finanzas, recursos humanos, logística y más.
Por lo que si deseas aumentar la productividad en tu organización, debes mejorar este modo de trabajo. Pero ¿Cómo puedo optimizar estas actividades? o ¿Cómo puedo aumentar el ritmo laboral?
La solución ideal para este caso es un sistema ERP. Dicho software cuenta con tecnología de punta e inteligencia artificial para gestionar un negocio. Muchas grandes organizaciones han atribuido sus beneficios a estas herramientas.
Por esta razón, te mostraremos 5 razones en las que un software de planificación de recursos empresariales te puede ayudar.
1. Mejora del rendimiento laboral del back office
Un ERP ayuda a mejorar el rendimiento en el ritmo de trabajo al solidificar varios aspectos. Estos son los siguientes:
Flujo de comunicación interdepartamental
En una empresa, la comunicación juega uno de los papeles más cruciales. Los empleados del back office necesitan unir sus fuerzas, trabajar en armonía, compartir ideas y datos en tiempo real. Pero ¿Cómo un software de gestión ayuda en este aspecto?
Dicha herramienta cuenta con una interfaz ideada para cada departamento. Por lo que finanzas, recursos humanos, logística, almacén e inventario pueden utilizarla para cumplir sus responsabilidades.
Además permite compartir información relevante. De este modo, cuando dos o más áreas necesitan unir fuerzas, pueden laborar sin ningún problema en el momento que lo necesiten.
De este modo, la comunicación se fortalece, así como el intercambio de datos, planes e ideas.
Trabajo remoto desde diferentes dispositivos
El trabajo remoto se ha convertido en una necesidad con el paso del tiempo. Además, debido a las circunstancias actuales a nivel mundial, se ha vuelto algo fundamental.
El back office puede beneficiarse de un software ERP gracias a su flexibilidad de uso. Al ser un sistema en la nube, el personal puede acceder con cualquier dispositivo con conexión a internet.
De este modo, no es necesario estar en la oficina para cumplir con el trabajo. Si la situación lo amerita, los empleados pueden tratar diferentes asuntos desde donde se encuentren.
Esto resulta muy útil cuando se presentan emergencias. Pero también en aquellas ocasiones que se necesita compartir datos relevantes o simplemente cuando un trabajador es remoto.
El back office accede a la información en tiempo real
Un punto que destaca a un ERP es la posibilidad de acceder a la información a tiempo real. No importa cuándo o dónde, el back office tendrá una visión 360° de los procesos en todo momento.
2. Automatización de procesos contables y financieros
Un software ERP está diseñado con inteligencia financiera. Con ella, optimiza los procesos financieros y contables.
Control de presupuestos
El back office debe estar atento del presupuesto. Pérdidas significativas vienen como consecuencia de compras muy grandes o una mala inversión.
Afortunadamente, este tipo de software permite a la empresa, calcular y gestionar los recursos con los que cuenta. De este modo, se asegurará de trabajar dentro de los límites establecidos.
Reducción de errores contables
Los errores contables pueden ocurrir por varias razones. Debido a que el encargado de contabilidad realizó un mal cálculo, desorganización e incluso cansancio.
Un ERP cuenta con las herramientas necesarias para reducir este tipo de fallas. Su inteligencia financiera y automatización de procesos elimina la necesidad de llevar la contabilidad de forma manual en hojas excel.
Esto es porque el mismo sistema se encarga de llevar las cuentas como ingresos, deudas, ventas, presupuesto y todo lo relacionado con el área financiera y contable.
3. Agilización en la facturación y generación de documentos
Para una empresa es importante facturar los pedidos y generar documentos de cada proceso. El back office debe encargarse de todo esto, a fin de llevar la gestión detrás de la compañía de la mejor manera.
El software ERP incluye módulos que ayudan a manejar estas labores. Pero además, también admite la posibilidad de integrar otros softwares de asociados como un punto de venta o una herramienta para taxes.
De esta forma, se agilizan estas actividades al mejorar la experiencia de compra, realizar la facturación, preparar los documentos y estar al día con los impuestos.
Esto mejora sin duda alguna la presencia de tu empresa, organización y otorga buena reputación.
4. Ahorro de tiempo en la toma de decisiones del back office
Las organizaciones necesitan planear estrategias de forma constante. El mercado cambia conforme pasa el tiempo,por lo que el back office debe ponerse al día para superar los retos empresariales.
Gracias a un software ERP, el personal cuenta con información clara y exacta en tiempo real. La cual se recibe como informes gráficos generales y también detallados.
De este modo, los empleados pueden visualizar los puntos fuertes y débiles de la empresa. Al contar con los datos que necesitan, pueden tomar decisiones en mucho menos tiempo y emplearlas lo antes posible.
5. Optimización de procesos de inventario y almacenamiento
El back office puede mejorar la gestión de inventario con la ayuda de un ERP. Al otorgar visibilidad completa de cada proceso, los empleados no pasarán nada por alto.
De este modo, estarán atentos a la rotación de productos, estado del stock, almacenamiento de productos por segmentos y todo tipo de movimiento.
Gracias a esta ventaja, tu empresa evitará la escasez de artículos necesarios. Por lo que la cadena de producción no se verá comprometida y optimizará su ritmo de trabajo.
El back office debe trabajar con las mejores herramientas
Como has visto, un sistema ERP es vital en la gestión de una empresa. Por medio de esta herramienta cada proceso detrás de la atención al cliente estará en orden, lo que influirá positivamente en todo aspecto.
Si deseas que el back office de tu organización alcance el éxito, te sugerimos Oracle NetSuite.
Este software ha sido nombrado el número 1 en tecnología para la gestión de empresas. De hecho, grandes compañías han gozado de una gran mejoría en sus actividades gracias a esta herramienta en la nube.
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