¿Te gustaría tener una guía eficaz para implementar un ERP con éxito? Hoy en día, debes saber muy bien cómo llevar a cabo una implantación de este tipo, de otro modo, solo verás el fracaso y pérdida de dinero.
De hecho, investigaciones realizadas por TEC demuestran que el 50% de implementaciones ERP fallan la primera vez.
Sin embargo, una buena estrategia te ayudará a ser uno de los que gozan de una integración exitosa. A continuación te mostraremos cuáles son las etapas de una implementación ERP que te llevará a éxito.
1. Análisis del proyecto y la situación de la empresa
La primera etapa que se lleva a cabo al implementar un ERP es el análisis del proyecto y de la situación de la empresa. No es bueno instalar un sistema de gestión empresarial de buenas a primeras, ya que tu negocio tiene necesidades específicas que deben solucionarse.
Es aquí cuando tu proveedor ERP debe estudiar con detalle toda la empresa. Esto incluye sus procesos, tecnología actual, deficiencias, desafíos y cualquier otro asunto que provea información útil como por ejemplo:
– ¿Existen desafíos y retrasos en la cadena de suministros?
– ¿La salud financiera se ve afectada?
– ¿El negocio tiene problemas con los procesos de inventario?
El propósito de este análisis es identificar qué solución ERP es la mejor para la organización. Puesto que un sistema de gestión empresarial cuenta con diferentes módulos, tener esta información te ayudará a encontrar herramientas y funcionalidades específicas que en verdad necesitas.
Esta fase será más fácil si trabajas en conjunto con tu proveedor, puesto que así avanzarán más rápido y tendrán más precisión para diseñar una implementación ideal.
2. Creación del plan de implementación
Luego del análisis de la situación de la empresa, la segunda etapa es la creación del plan para implementar un ERP.
Esta fase consiste en elaborar un cronograma de actividades que se llevarán a cabo durante todo el tiempo de implantación del nuevo sistema. Estas actividades pueden ser el respaldo de la información, migración de datos, entre otras según las necesidades actuales.
Para crear un plan efectivo debes asegurarte de que este tenga:
– Un cronograma completo de actividades con fecha de inicio y culminación.
– Asignaciones específicas para cada participante del proyecto.
– Los tipos de recursos técnicos y humanos que se necesitan.
Además, es importante que establezcas un equipo de implementación eficaz que se encargue de llevar a cabo y supervisar cada etapa. Un grupo designado para este proyecto será muy útil para asegurar el éxito.
Si no sabes como crear tu propio equipo, hemos preparado un artículo donde te explicamos qué personas deben formar parte de él.
3. Implementación y configuración del ERP
Luego del análisis de la situación de la empresa y la creación del plan para implementar un ERP, es momento de comenzar la etapa de implantación.
En esta fase, es indispensable seguir cada pauta, fecha y actividad establecida en los pasos anteriores. Seguir al pie de la letra cada indicación aumentará mucho más las probabilidades de éxito. Además, hará que sea más fácil la supervisión y detección de problemas en caso de que surjan.
Esta etapa también se utiliza para validar el proyecto, es decir, para asegurarse de que todo se llevó a cabo con éxito y que la configuración sea la apropiada para la empresa.
4. Puesta en marcha del sistema
La cuarta etapa al implementar un ERP es la puesta en marcha. Esta fase tiene como propósito verificar que el nuevo sistema funcione, pero ¿Cómo se lleva a cabo?
El software ERP se pone a prueba en situaciones reales para ver si es capaz de funcionar como se debe. Esto con el fin de determinar si ofrece los resultados que el cliente espera.
Es importante que todo el personal y equipos involucrados en el proyecto de implementación participen en esta etapa. Hacerlo de esta forma ayudará a garantizar el correcto funcionamiento, se detectarán inconvenientes a tiempo, si los hay, y se asegurará de que todo esté en orden antes de finalizar con la implementación.
5. Etapa de capacitación del personal
Llegados a este punto, el software ha sido instalado, la puesta en marcha se llevó a cabo y el equipo se ha dado cuenta de que el nuevo sistema está funcionando como se debe. Como siguiente etapa para implementar un ERP, debes llevar a cabo la capacitación del personal.
La intención es mostrarle a tus empleados cómo utilizar con eficacia esta herramienta para sacarle el máximo provecho. De este modo, no estarán perdidos ni se complicarán la vida tratando de adivinar como se usa.
Para ello, debes animar e invitar a todos a participar de las capacitaciones que se impartirán, y así, prepararse para obtener el dominio total en la última fase.
Luego de esto, existe una frase que debes tener en cuenta “la práctica hace al maestro”, y esto es lo que tienen que hacer tu personal. Sí practican todos los días reforzarán los conocimientos adquiridos, se volverán cada vez más diestros y no olvidarán lo enseñado en la capacitación.
6. Liberación del proyecto de implementación ERP
Esta es la última etapa al implementar un ERP, y se le conoce como “liberación del proyecto” porque es cuando la empresa toma el control total del software pero con el apoyo del proveedor.
Es aquí donde empiezan a sacarle provecho para automatizar sus procesos y resolver los desafíos. Además, el encargado se asegura de que todo esté funcionando como se debe.
Esta es la etapa de mejora continua, donde el negocio empieza a ver los resultados que acompaña una implementación exitosa.
Como has visto, esto es todo lo que tienes que hacer para gozar de un proyecto ERP exitoso. Pero además, debes tener en cuenta que elegir el sistema de gestión empresarial y proveedor correctos es clave en el éxito que buscas. Por fortuna, cuentas con todo nuestro apoyo.
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