¿Te imaginas trabajar con todo tu esfuerzo en un proyecto y que al final no lo logres? Seguramente te sentirías decepcionado, y si ya has experimentado algo como esto ¿qué tal si te presentamos una solución para que no se repita?
En todo el mundo las empresas han fracasado en proyectos por lo menos una vez. Seguramente te estás preguntando por qué sucede esto, son varios factores, pero uno muy común es la mala gestión del tiempo y dinero de tu empresa.
Para que esto no te suceda, te daremos 4 tips que te ayudarán a gestionar con éxito los proyectos de tu organización.
1. Controla las finanzas de tu empresa
Seguramente pienses que este consejo es algo muy obvio para gestionar el tiempo y dinero. Pero como lo dijimos, muchos proyectos o actividades empresariales fracasan por no poner suficiente empeño en esto.
Para controlar las finanzas debidamente debes hacer lo siguiente:
1. Hacer un seguimiento y análisis de todos los gastos generados. Los proyectos tienden a requerir mucho dinero, por ende es importante estar consiente de todos los egresos durante la elaboración del mismo.
2. Mantente atento del pago de los empleados, ya que deben ser remunerados por el trabajo que hacen. Te aconsejamos trabajar de la mano con el equipo de finanzas, recursos humanos y los encargados de contratación. Esto es para asegurarte de que el número de trabajadores no se exceda de los fondos de la empresa.
3. Prepara un presupuesto antes de dar inicio a cualquier actividad de esta magnitud. Por tal razón, debes crear uno donde se detalle todo lo que requieren cada una de las etapas.
Con un buen presupuesto asignarás con cuidado como se utilizarán los fondos de la empresa. A su vez, te asegurarás que los gastos no sean mayores que el dinero disponible. De esta forma evitarás fracasar por falta de dinero.
También te aconsejamos implementar un sistema de gestión empresarial como un ERP. Por medio sus funcionalidades, reducirás el margen de error por el manejo de datos a mano y optimizarás en gran medida el control financiero de tu organización. Si lo haces de esta forma, lograrás ahorrar tiempo y dinero con éxito.
2. Organiza cada etapa del proyecto
El segundo consejo que te damos para controlar el tiempo y dinero en tu negocio es la organización. Un proyecto que no esté claramente definido seguramente será un fracaso. De hecho, estudios realizados por PMI nos muestran que el 37% de las empresas fallan por no definir metas y objetivos claros para medir el progreso.
Para que no te pase, lo primero que debes hacer es crear una estrategia de lo que quieres hacer y cómo lograrlo. Con todo esto en mente lo siguiente es delegar cada una de las responsabilidades al personal de la empresa.
Para hacerlo, establece y asigna grupos que se encarguen de cumplir con cada una de ellas. Es importante que cada equipo tenga un líder que se haga responsable de llevar a cabo las tareas especificadas y rendir cuentas.
Por último, no debes olvidar establecer fechas de culminación. Cada etapa del proyecto debe tener tiempo de entrega. De este modo los trabajadores estarán al tanto de ello y se asegurarán de terminar a tiempo.
Esto te ayudará a hacer un seguimiento más fácil, en lugar de que cada quién trabaje por su cuenta y sin preocuparse por las fechas.
Además, el uso de un ERP es vital, ya que te ayudará durante la etapa de creación de equipos. Su tecnología permite crear perfiles, asignar roles y brindar una plataforma confiable para aumentar la comunicación y agilizar la el intercambio de información en tiempo real.
De este modo, lograrás organizar cada etapa del proyecto y agilizar en gran medida el ritmo laboral para ahorrar más tiempo.
3. Realiza un seguimiento constante de cada fase
Para asegurarte de que tu proyecto se cumpla con éxito debes realizar un seguimiento constante de sus fases. Para lograrlo, debes implementar herramientas que te permitan:
– Generar informes en tiempo real
– Tener una visibilidad completa de cada una de las etapas
– Saber cuando se necesita más dinero, tiempo, recursos físicos o personas
– Conocer los gastos efectuados durante el proyecto
– Identificar problemas para actuar de forma inmediata
– Conocer la efectividad a través de KPIs
Todo esto es posible con la ayuda de un sistema de gestión de proyectos. Gracias a su tecnología tendrás una visión completa de todo lo que sucede. De este modo, te enterarás del avance, así como también de cualquier inconveniente para solucionarlo a tiempo.
La implementación de tecnología es muy importante para culminar tus proyectos y ahorrar tiempo y dinero lo mejor que puedas.
4. Implementa Oracle NetSuite para aumentar las probabilidades de éxito
Por último, te aconsejamos implementar Oracle NetSuite, ya que con su ayuda cumplirás tus objetivos. Si te preguntas por qué este ERP es la mejor opción que te damos, la respuesta es porque te ayudará a efectuar los tips 1, 2 y 3 con éxito.
1. El módulo de finanzas de Oracle NetSuite está hecho para hacer un seguimiento detallado de tus finanzas. Este software calcula con precisión y registra de forma automática cada transacción para que no pierdas nada de vista.
Además, gracias a su módulo Planning and Budgeting crearás presupuestos con mayor facilidad y evitarás excederte en gastos.
Esta funcionalidad es muy útil, ya que datos recopilados por PMI indican que el 47% de las empresas que no utilizan un software de gestión de proyectos se exceden de su presupuesto. Por otro lado, el 66% de las organizaciones que sí lo tienen se mantienen dentro del mismo.
2. Oracle NetSuite ERP te ayuda a organizar el personal y a tener una mejor organización, comunicación y flujo de información en tu empresa.
3. Por último, te permite hacer un seguimiento constante en tiempo real de todas las operaciones a través de KPIs personalizados e informes gráficos detallados.
En conclusión, puedes ahorrar tiempo y dinero durante tus proyectos si sigues esos pasos, y este ERP te ayudará a lograrlo con mayor facilidad.
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