¿Tienes pensado implementar un ERP? Necesitas el equipo de implementación ERP adecuado si deseas tener éxito.
Pero ¿Qué es este equipo? ¿Qué función cumple? ¿Quiénes deben integrar ese equipo? En este artículo responderemos todas estas preguntas para qué sepas todo sobre ello y goces una adopción ERP exitosa.
¿Qué es un equipo de implementación ERP y cuál es su función?
Lo primero que debes saber, es, ¿que es un equipo de implementación? y cuál es su función dentro de tu empresa.
Un equipo de implementación ERP es la unión o colaboración de personas que integran la empresa, cuya responsabilidad es formar parte de todo el proceso de implementación del nuevo sistema de gestión de recursos empresariales (ERP).
Este equipo se centra en garantizar que dicho proyecto se lleve a cabo con éxito. Debe gestionar cualquier contratiempo que se presente en el camino y asegurarse de que cada etapa se lleve a cabo como se ha establecido previamente en el plan.
De esta forma, todas las partes interesadas e involucradas pueden realizar aportaciones, comentarios y acciones que ayuden a que el proyecto sea efectivo y brinde los resultados que se buscan.
Sin embargo, este equipo no solamente tiene parte durante el proceso de instalación, sino que también es crucial para asegurar resultados operativos incluso después de la puesta en marcha.
Los integrantes que deben estar en tu equipo de implementación ERP
Para que un equipo de implementación ERP sea efectivo, necesita ser compuesto personajes claves que aporten valor y eficacia por medio de su inteligencia, y habilidades.
A continuación te mostraremos quienes deben ser estos integrantes y por qué:
1. Ejecutivos
La presencia de un líder capaz de tomar decisiones sabias e importantes es indispensable en este equipo de implementación ERP. Los ejecutivos son responsables de ser de los primeros en involucrarse en la nueva integración para aprovechar los beneficios de este sistema.
Su función es la de comprometerse al cambio, tomar decisiones importantes, responder preguntas, involucrarse en todo el proceso de dicho proyecto y brindar orientación sobre la lista de requisitos del software ERP.
Con esta figura líder, será más fácil transmitir la información y promover la colaboración con los otros miembros del equipo.
2. Gerentes de proyecto
Un proyecto de tanta importancia como este, necesita la presencia de un gerente de proyectos, es por esta razón que es indispensable que también forme parte de tu equipo de implementación ERP.
Este miembro debe tener la capacidad y habilidad de supervisar y comunicar todos los objetivos del proyecto de instalación ERP.
Dicho personaje debe liderar este proceso por medio de sus habilidades como gerente de proyectos. Es responsable de estar al tanto del presupuesto, recursos, alcances y otros factores cruciales de la implementación.
De igual forma que los ejecutivos, su presencia es importante en caso de que surjan contratiempos o problemas.
3. Usuarios finales
Nos referimos como usuarios finales a los representantes de cada departamento que utilizarán las funcionalidades y beneficios de un ERP. Por ejemplo, el representante del departamento de finanzas, comercial, inventarios, entre otros.
Estos representantes deben apoyar y defender la adopción del nuevo sistema para mejorar los procesos de la empresa. Este punto es muy importante, ya que en ocasiones muchos empleados se resisten al cambio, por lo que el apoyo de estos es vital para ayudar a los demás a aceptar el nuevo software.
Sus responsabilidades son comunicar los obstáculos que encuentran los empleados, transmitir inquietudes y ayudar a otros a comprender el nuevo sistema.
4. Expertos técnicos
Por lo general, estos expertos técnicos son profesionales de TI y finanzas. Su función es la de aprender los aspectos del sistema ERP para manejar el software de forma efectiva.
También son los encargados de apoyar los procesos comerciales y de abordar las necesidades comerciales y de los usuarios con problemas técnicos.
Los expertos en TI, específicamente, deben obtener las habilidades o conocimientos necesarios para manejar el proceso continuo de mantenimiento ERP y asistir a los empleados que lo necesiten luego de la implementación.
5. Socio de implementación ERP
Por último, uno de los miembros más importantes es el socio ERP encargado de realizar la implementación del software.
Es vital que entiendas la importancia de este socio. Datos compartidos por learn.g2.com nos muestran que el 87% de las empresas buscan orientación para la instalación del ERP en general.
Esta orientación la puedes obtener con el socio o partner correcto, que tenga la experiencia comprobable en el sistema que implemente, ya que hacer una mala elección puede convertirse en una pérdida de tu inversión o en la adquisición de un software que no cumplirá con tus expectativas, debido a la mala implementación.
Para ayudarte a elegir el proveedor o socio correcto, sigue los consejos que te damos en este artículo.
Como hacer que tu equipo de implementación sea eficaz
Ahora que ya conoces que es un equipo de implementación ERP y quienes deben integrarlo, es tiempo de que aprendas cómo hacer que sea eficaz y de resultados.
Para que tu equipo ERP tenga éxito en el proyecto, debes asegurarte de lo siguiente:
1. Los ejecutivos, como máximos tomadores de decisiones, deben estar presentes y dispuestos a ofrecer el apoyo necesario.
2. Debe existir una fuerte comunicación entre todos los miembros del equipo. Es importante escuchar las voces de todos los departamentos y satisfacer las necesidades.
3. Asignar y delegar responsabilidades a cada miembro del equipo y participante del proyecto. Es crucial definir claramente qué hará cada quién, cuándo debe hacerlo y cuál es el tiempo límite para realizar dicha área. Esto permitirá llevar un mayor control.
4. Proporcionar los recursos y equipos necesarios para llevar a cabo las responsabilidades con éxito.
Con este conocimiento sobre lo que es un equipo de implementación ERP, qué función cumple y quienes deben integrarlo, conseguirás adoptar una solución ERP con éxito. Si necesitas el mejor socio a tu lado, cuentas con nuestro apoyo.
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