Muchas veces creemos que todo está bien durante el cierre financiero, sin embargo, hay muchas cosas que tendemos a pasar por alto.
Los cierres de libros son procesos altamente importantes dentro de cualquier información y es ahí donde se refleja cómo está la salud financiera de las empresas. Si quieres saber si tu estrategia financiera está rota, en Netsoft te mostraremos qué es lo que debes identificar y cómo resolverlo.
La razón por la que muchas estrategias financieras fallan
Existen varias causas que hacen que un cierre financiero se convierta en una actividad sumamente compleja y agotadora. A continuación te mostraremos las razones por las que muchas estrategias financieras fallan.
Falta de procesos automatizados
Una de las principales razones es la falta de automatización en la organización. Estamos hablando de un cierre financiero, por lo general se manejan toneladas de información que debe ser procesada, analizada y registrada correctamente.
Muchas empresas siguen confiando en los procedimientos manuales para cerrar los libros. Puede que esto sea un poco efectivo en negocios pequeños que no manejan tanta información, pero cuando hablamos de otras más grandes es un verdadero problema, pero ¿Por qué?
– Las organizaciones que confían en procedimientos manuales tardan mucho más en cerrar sus libros y generar informes.
– Se ven afectadas en la toma de decisiones.
– Están más propensas a errores contables humanos.
– Son afectados por procedimientos ineficientes.
Atrás quedaron los días donde todo se realizaba a mano. En la actualidad, la velocidad y precisión que brinda la automatización juega un papel fundamental.
No hay organización
La falta de organización es otra señal de que una estrategia financiera está rota. Por lo general los empleados dejan para último momento el cierre financiero. Cómo resultado se encuentran abrumados, corriendo con todas sus fuerzas para tratar de terminar todo a tiempo.
Pero ¿Por qué ocurre esto? Simplemente porque no existe un orden. Muchos encargados o líderes cometen el error de que todos sus empleados saben lo que tienen que hacer. Esto es un problema grave cuando se trata de este tipo de actividades.
Si no existe un orden el cual se debe seguir, procedimientos que se deben ejecutar, fechas que tienen que ser respetadas y otro tipo de indicaciones detalladas, es muy probable que las cosas no salgan bien.
Las empresas deben contar con un cronograma que contenga pasos claramente definidos, de otro modo, el cierre financiero no será efectivo.
La información no se distribuye a tiempo
Este proceso no solamente afecta al departamento de finanzas, sino también a los de ventas, inventario, gestión de proyectos y más. Es común que durante los cierres financieros se necesite información de cada una de estas áreas para completar dichos procedimientos.
Si no se cuenta con un sistema que maneje toda la información, sería muy frustrante para los miembros del equipo de contabilidad. Más aún si cada departamento tiene su propio sistema o software, ya que eso generaría silos de datos difíciles de manejar.
Transferir información de una herramienta a otra es un trabajo complicado, puesto que se necesita cambiar su estructura. Además, los datos estarían expuestos a riesgos y errores durante la extracción.
Falta de control en la empresa
Si existe falta de controles adecuados, entonces la estrategia financiera está rota. Para tener éxito, las empresas deben tener orden y control en todos los procedimientos.
Por ejemplo, deben asegurarse de cumplir con las legislaciones del país, respetar y cumplir las políticas internas de la organización, mantener una separación adecuada entre las funciones de cada departamento como el de cuentas por cobrar y pagar, entre otros.
Si no existe un control adecuado, difícilmente se lleve a cabo con eficacia el proceso de cierre financiero.
¿Cómo puedes arreglar tu estrategia financiera?
Si tu empresa está pasando por algunos de los problemas que hemos mencionado, entonces te preguntarás cómo puedes arreglarlo. Para arreglar tu estrategia financiera y acelerar el cierre financiero haz lo siguiente:
1. Elabora un plan y asigna las tareas: Es importante que prepares un plan donde documentes cada paso para completar el proceso. Asigna tareas, indica fechas de culminación, señala donde hay dependencias e indica el orden en que hay que cumplir las actividades.
2. Realiza conciliaciones de cuentas más frecuentes: Realizar la conciliación de cuentas con más frecuencia en lugar de al final de cada mes te ayudará a detectar errores con antelación y solucionarlos a tiempo para el cierre financiero.
3. Reduce la entrada manual de datos: Deja a un lado la entrada manual de datos, en su lugar, emplea herramientas de automatización y solicita a tus proveedores facturas en formato XML, eso ayudará a reducir tiempo y esfuerzo.
4. Simplifica tu plan de cuentas: Si encuentras una forma de simplificar tu plan de cuentas evitarás cometer errores. De este modo, no perderás tantas horas tratando de encontrarlos y resolverlos.
5. Optimiza el flujo de información: El cierre financiero requiere información de otros departamentos. Optimizar el flujo de información ayudará al personal de contabilidad a contar con los datos necesarios para acelerar el proceso. La implementación de un ERP es clave para la estrategia financiera.
Optimiza tu estrategia financiera con Oracle NetSuite
¿Por qué un software ERP es una solución eficaz? Según estudios realizados por Technology Evaluation Center (TEC) empresas dijeron que los tres principales beneficios que les aporta un ERP es la reducción de tiempo de procesos, mejor colaboración y un sistema de datos centralizado, tres ventajas que tu estrategia financiera necesita.
Oracle NetSuite ERP es un software que integra inteligencia de negocios la cual te ayuda a cerrar los libros con mayor rapidez. Gracias a sus múltiples funcionalidades puedes:
– Facilitar el acceso de la información a través de un sistema en la nube
– Crear informes actuales, reales y precisos de modo general y también por transacción individual
– Manejar el cierre financiero de varias subsidiarias alrededor del mundo
– Cumplir con las legislaciones contables según el país donde te encuentres
– Descubrir y resolver los errores de contabilidad
– Reducir en gran medida la entrada manual de datos
Netsoft es el partner No. 1 de Oracle NetSuite en Latinoamérica. Contamos con +13,000 usuarios de Oracle NetSuite alrededor del mundo. Si tienes problemas en tu estrategia financiera, este ERP y su módulo de finanzas es todo lo que necesitas. Contáctanos ahora y comencemos con la implementación.
