CRM vs Hoja de Cálculo, este es un tema que se investiga con mucha frecuencia. Hay muchas empresas que desean optimizar sus relaciones con los clientes, pero aún no se deciden entre un sistema CRM o seguir utilizando hojas de cálculo para gestionar la interacción con sus compradores.
Es importante saber que ambos tienen sus características que las convierten en herramientas esenciales, pero sabemos que esto no es todo lo que quieres saber, es por ello que te mostraremos quién de los dos gana y el por qué.
Diferencias clave entre un CRM y Hoja de cálculo
Ya que el tema se centra en un sistema CRM vs Hoja de cálculo, iremos directamente a lo que estás buscando. A continuación, te mostraremos las diferencias entre ambas herramientas y las razones por las que un software de Relaciones con el Cliente gana este encuentro.
1. Organización de los datos
Una diferencia importante entre el CRM y las Hojas de cálculo es la organización. Esta segunda herramienta es eficaz cuando no se maneja tanto volumen de información, pero esto es un verdadero reto para las organizaciones de mayor tamaño.
Esto significa manejar archivos en diferentes ubicaciones, ingresar a múltiples pestañas, así como también lidiar con datos duplicados, ediciones de documentos sin conocimiento de todos los responsables y más.
De igual forma, la planificación no es el fuerte de las hojas de cálculo. Esto es porque no pueden brindarte toda la información que necesitas en el momento para organizar el día. Para ello se necesitan múltiples aplicaciones para hacer pequeñas planificaciones, pero ¿Para qué tantas si puedes obtener todo en un mismo software?
Un CRM organiza de forma eficaz los datos en un mismo sistema, permitiendo encontrarlos con mayor facilidad. El acceso a todos los datos importantes y al historial de los consumidores te ayudará a estar preparado.
Además, puede ayudarte con la planificación, ya que es capaz de recordarte sobre eventos, reuniones con los clientes, seguimientos y más.
De hecho investigaciones por Software Advice demuestran que las empresas que buscan implementar un CRM necesitan características específicas que les ofrezca este software. Algunos de los resultados fueron:
– 94% gestión de contactos.
– 88% seguimiento de interacciones.
– 85% programación y recordatorios.
2. Elaboración de informes
Aunque las hojas de cálculo son buenas hasta cierto punto para almacenar información, a la hora de elaborar informes es un verdadero reto.
Para lograrlo, el equipo encargado debe analizar con detenimiento grandes volúmenes de información, ver las relaciones, observar cada transacción y otros procesos para entender el comportamiento de los compradores. Sin duda, requiere mucho tiempo y esfuerzo por parte del personal.
La ventaja que ofrece un sistema CRM es que, además de consolidar los datos de la organización, realiza informes eficaces de forma automática.
Su inteligencia de negocios es capaz de analizar la información de los clientes, artículos más vendidos, resultados de las campañas de marketing, satisfacción del cliente y más. Utilizando estos datos, es capaz de brindar una representación gráfica de forma general o detallada.
Además, cuenta con un sistema de métricas personalizado donde cada empresa puede medir sus esfuerzos según sus propios indicadores de rendimiento.
3. Trabajo en equipo
Muchas herramientas de hojas de cálculo no permiten la colaboración en equipo. Es decir, si un empleado está trabajando en un documento, el resto no puede acceder, sino que tienen que esperar hasta que esté terminado. Además, si no se cuenta con un sistema que interconecte todos los equipos hay que esperar hasta que el archivo sea enviado por algún medio.
En un mundo tan acelerado como hoy en día, este tipo de actividades resta tiempo valioso. Un sistema CRM fomenta la colaboración en equipo de varias formas:
– Permite el ingreso de varios usuarios al mismo tiempo.
– Otorga o restringe el acceso de los usuarios que pueden y no pueden ingresar a cierta información de la empresa
– Agiliza el intercambio de información
– Permite la edición de documentos de forma colaborativa
– Si se trabaja en un proyecto, el resto del equipo puede acceder sin problema a los datos
– Cuando los datos de un cliente son modificados, estos son visibles para todos los involucrados de forma automática
De esta forma, los departamentos de la organización pueden mejorar su trabajo en equipo y estar actualizados en todo momento
4. Continuidad en la atención al cliente
Las hojas de cálculo difícilmente pueden ayudar con el seguimiento en la atención al cliente, a menos que estén bien organizadas. Si llega un cliente con el que se ha establecido contacto, y es atendido por otro representante de ventas, puede disminuir la experiencia del usuario por la falta de información del contacto anterior. Buscarla puede ser un problema si no se cuenta con la guía necesaria.
Por otro lado, un Sistema CRM permite el acceso fácil a esta información. Los datos importantes del cliente, así como notas sobre las reuniones previas, necesidades y gustos estarán disponibles.
De hecho, una investigación realizada por resco.net demuestra que más del 74% de los participantes indicaron que este tipo de software mejora el acceso a los datos del cliente.
De este modo, no importa que se trate del mismo representante de ventas que estableció el primer contacto o si se trata de otro. Todos contarán con lo que necesitan para ofrecer una atención óptima llena de comprensión.
5. Reducción de errores en la entrada de datos
Como es de suponer, trabajar con hojas de cálculo requiere mucho trabajo manual. La entrada de datos a mano es un causante de errores de cálculo, información incompleta e incluso de perfiles duplicados.
Implementar un sistema CRM reduce en gran medida los errores en la entrada de datos. Gracias a su tecnología, automatiza tareas repetitivas que restan tiempo y que podrían estar sujetos a errores humanos. De igual forma, minimiza el riesgo del análisis de datos y la elaboración de informes.
Por medio de este software, es más fácil detectar si hay algún tipo de falla que deba corregirse lo antes posible.
Mejora la experiencia de tus clientes con un sistema CRM
Como has visto, un CRM es lo que tu empresa necesita si buscas mejorar la experiencia del cliente. Así que no debes perder tiempo, deja a un lado las limitantes de las hojas de cálculo y benefíciate de la automatización.
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